秘书职业资格考试 技能 会议管理(四级).docVIP

会议管理（四级）第一节 会前筹备 一、拟订会议议程、日程 （一）工作程序 1、会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 （2）会议各议程事项的安排：按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序；每一个议案应预估所需的处理时间并清楚地标示处理 （3）确定每一项议程：应让参加者了解，目标、准备及贡献，时间安排，演讲者，提前分发会议议题 （4）决定会议讨论形式：典型的会议形式、头脑风暴团队列名方法、小型团队 （5）决定会议决策的方式 2、会议日程的编制方法 （1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定 （2）制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式 （3）宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容（例如：点名、报告缺席情况，宣读和修正上次会议记录等），之后在安排讨论的问题 （4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席 （5）保密性较强的议题，一般放在后面 （二）注意事项 1、会议议程和会议日程的区别 （1）会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者 （2）会议日程：指会议在一定时间内的具有安排。一般采用简短文件或表格形式，将会议分别固定在每天上午、下午、晚上3个单元了，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者 两者功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整 2、会议议题的作用 （1）准确具体地体现会议目标 （2）引导和制约会议的发言 3、会议议题的审核原则 （1）“一支笔”原则 （2）唯一性原则 （3）计划原则 （4）可行原则 二、提供会议地点的备选方案 （一）相关知识 1、会议地点选择的要求 （1）交通便利 （2）会场的大小应与会议规模相符（人均2-3平米的活动空间，时间长的会议场地应大些） （3）场地要有良好的设备配置 （4）场地应不受外界干扰 （5）应考虑有无停车场所 （6）场地的租借成本必须合理 2、会议酒店的类型划分 （1）按类型分：商务型酒店、度假型酒店 （2）按地点分：位于市中心（考虑与机场的距离，交通是否拥挤）、位于市郊 （二）工作程序（如何选择恰当的会议场地） 1、会议目的与形态 2、实质上的需求、与会者的期望 3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 清单内容包括 （1）所在地区情况 （2）会场的环境 （3）会议地点的设施 4、对会议地点进行确认 （1）检查考虑中的全部会议室或场地 （2）随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备 （3）检查会议登记部门、会议管理部门以及其他后勤所在地。要便于客人寻找，便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处 （4）检查膳食供应 （5）假如被指定的房间不在同一层楼，则需检查电梯的服务情况。应考虑到参会者来往于会议室如发生困难、造成延迟会使会议停顿的可能 （6）检查服务项目、营业时间，了解社交与娱乐活动的费用 （7）了解交通及停车设施 5、签订书面合同 最终合同与协议应包括如下细节： （1）确定全部会议场地、包括每个房间的名称及可供选择使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图标。应将有关内容附于签订的协议书之后 （2）确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员到达和离去时间、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期 （3）确定由旅馆提供的免费商品和服务 （4）说明特殊设备安装或改装，是否增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担 （5）确定预定和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度 （6）列明应向参加者个人直接收取的费用 （7）指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限 （三）注意事项 1、实地考察会议地点的注意事项 （1）会见能做决策的人，有利于以后解决以后可能出现的问题 （2）只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观 （3）不要出于个人的原因再次参观酒店 （4）不要带家属同性参观 （5）要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况 （6）要考虑另外一两家酒店作为备选，以免因谈判失败而出现被动局面 2、会议地点选择的建议 （1）研究和开发会议：需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合） （2）学会年会：选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店） （3）举办培训活动：能提供专门人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点） （4）重大的奖励、表彰型会议地点的装饰一定要有档次 （5）对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场及所在城市交通必