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日常工作中节约时间的十二条技巧(2007-06-30 10:52:21)转载▼标签： 管理访谈仅供参考学习美文收集城市印象艺术赏析写意人生财富人生我记录 分类： 管理访谈 日常工作中节约时间的十二条技巧 人们通常没意识到从每天的日常工作中也可以节省时间。这首先是因为人们习惯按部就班地做事，这很自然；其次，目常工作中的具体事物也并非总是很耗时。但这些例行公务确实是可以简化、合并或废除的。这将给你更多时间来处理更重要的事。在一定程度上，你的具体工作决定了究竟改变哪些作法才最有成效。以下建议普遍适用于多数管理工作。 ·一定要及时完成日常工作。落下的工作以后处理会更加困难。 ·在开会的时候宣布一般的事情，不要一个人一个人地去通知。 ·将定货等日常工作交给下属。 ·不要顶替缺勤的下属，要对员工进行全能训练，使他们能兼任其它作。 ·将临时工作，如培训新员工，交给下属。 ·避免杂乱无章，这样就不会白白地将时间浪费在找东西上了。 ·如果你可以打电话处理某事，就不要写备忘录，除非必须保存永久性纪录。 ·找出并扔掉重复的纪录。 ·缩短、取消、合并会议。 ·试图找出那些根本没必要做的事。一个典型的例子就是向许多人及送例行备忘录和报告，而许多收件人与之毫不相干。 ·利用自己的零碎时间，例如等候会议开始的时间和中间休息的时间，做一些阅读日常文件之类的“最不动脑子”的工作。 ·让其它部门的人来见你，而不是你去见他们。 减少文书工作十三条确实可行的方法 许多主管常常抱怨他们要处理的文件太多。多数文件既毫无必要也不受欢迎，使这项负担更令人生厌。新技术也助封为虐，令问题雪上加霜。计算机打印出许多文件、传真信息源源不断，甚至电子信箱和语音信艳也间接地成了帮凶，因为它们使别人更容易找到你，要你做出书面答复。所有这些令你在看某位未来学家预示未来无纸办公室的到来时，不禁会哑然失笑。眼见才为实。在这种无纸办公室到来之前，拯救自已的方法只能是控制需处理的文件数量。这并非易，但也不是做不到，采取以下作法将能助你为成功。 1、必要时再动笔。书面答复很费时，因此无论在是你主动动笔还是作答复前，一定想想是否有其它办法。虽然存在例外的情况，但一般而言需要撰写书断材料的有下面这些情况： ·顶头上司或其它上级要求或希望看到书面资料。 ·材料性质使然，即如果写出来更容易理解。 ·需要作永久性的纪录（如一个处分决定）。 2、如可能，直接在提把要求的备忘录或信函上作答复，而不需另外起草文件。 3、利用下属减轻工作。找出一些文件由亲信员工代为处理，当你将文件交给下属处理时，要确保他们真正理解你的意愿，并鼓励他们越简单越好。 4、不要浪费时间猜测那些不知所云的信件的意思）如有可能，找写信人搞清楚信函的意图。否则，除非你必须及时答复，不然的话，可以将难读的信留待有足够的安静时间，再来慢慢细读。 5.当你处理大量文件时，消除外界干扰，因为这会打乱你的注意力。疲劳也会降低工作速度，因此可能的话，在上午刚上班精力旺盛时作文书工作。 6、归档时要仔细。文书工作中最费时的事之一，就是寻找已归档但没人知道归到哪个档的文件。这同样适用于计算机，因为如果磁盘上的某个文件归错了档，你就必须浏览所有文件才能找到它。 7、经常清理档案。此举不仅节省空间，更重要的是你寻找不好找的文件时也能节省时间。 8、尽可能减少阅读那些与本职工作无直接关系的材料的时间。养成习惯将报告和报刊上有用的东西剪下来，然后把其余的看也不看就扔掉。顺便说一句，计算机和传真机也增加了不少信息，因此在决定阅读和保存哪些资料时要有选择性。 9、看看可以取消哪些源自其它部门的文书工作。例如，对没用的资料，将自己从收件人名单中划去。人们总是很偶然地将别人加入收件人名单，而没事前调查他人是否需要或想要这些资料。 10.作书面答复时不要拖拖拉拉。通常，收到信件、备忘录和其它材料后，人们总是习惯读完后放在一边，以后再答复。问题是当你下次再读到这些文件时，你可能会因不记得文件说些什么而必须再重读一遍。马上答复就可以避免这种事“当然，这并非总能办到，而且有些信件在答复前还需要别的一些信息。但即使如此，在第一次阅读信件时就在信纸边上简单记下自己的想法，就可在你再回头来看这封信时节省时间。 11.避免收件筐这一陷阱。最广为推荐的减少文书工作的方法就是，文件只经手一次。如上所述，这并非总能办到。但一般情况下，这种方法非常有用。实际上，如果你想采取某种极端作法削减收件筐中的文件，扔掉收件筐好了。此举将迫使你及时处理文件，不致令文件在办