加强档案前处理工作是档案管理现代化的关键.pdfVIP

加强档案前处理工作 是档案管理现代化的关键 陈立波 档案前处理工作，是对档案信息的深加工，即按照 作的质量如何不仅关系到检索系统的成败，而且还会 科学的标准对档案文件进行恰当的著录和标引，从而 影响检索系统的经济效益。不少数据库建设者由于对 把档案信息内容最大限度地揭示出来，并按一定的规 数据前处理工作的意义认识不足，忽视前处理工作，有 律组织起来，为利用者提供多种准确、快速、高效的检 的著录项目不全、不准；有的没有作主题标引和规范控 索途径，并为档案资源共享的实现创造条件。可以说， 制；有的照原卡片著录；有的著录数据简而又简，甚至 加强档案前处理工作是充分发挥计算机作用，实现档 根本未做著录；仅根据原有的登记簿录入等等，导致数 案管理现代化的关键一环。 据质量不过关，严重影响了查全率和查准率，以至于计 一、档案前处理工作的重要性 算机检索系统投入使用后，检索不到所需的证据，仍要 目前，应用计算机管理档案在我国已经成为档案 进行手工检索，失去了计算机检索的意义。 管理现代化的一种发展趋势。但档案管理中计算机的 二、档案前处理工作应重视的问题 应用水平却始终在一个较低的层次上徘徊。事实上， 档案前处理工作十分繁重，除需要花费相当大的 只有少部分计算机在档案管理的实际应用中发挥了充 人力、物力、财力及相当长的时间外，还要重点解决好 分的作用，资源浪费相当惊人。问题主要卡在档案管 以下问题。 理的前处理工作上。档案前处理工作直接关系到档案 l、档案前处理工作的规范化与标准化。档案工作 信息化建设的质量，也是提高档案信息化建设速度的 的规范化与标准化是实现档案工作现代化的前提，也 关键。在信息化建设中，硬件、软件和数据三者缺一不 是建造大规模数据库的首要条件。档案工作的现代化 可。一般来说，建立一个计算机档案管理系统，其数据 需要运用计算机高效率地对档案进行管理，以满足社 准备时间要大大超过硬件购置和软件研制的时间。如 会对档案信息的需要。而计算机的高效率是建立在标 果相应的数据标准和规范不明确，数据的准确就会非 准化和规范的数据准备基础上的，只有规范化的档案 常困难。倘若不给计算机准备优良的数据环境，再先进 信息才能用计算机处理。数据库是计算机检索系统建 的计算机、再完善的程序都是没有用的。档案前处理工 设的基础，建立数据库就要实施著录标引及数据代码 易推倒重来。 在除发文单位保存外，收文单位一律不存，怎么办呢? 3．组卷前要进行一次再鉴定。鉴定原则是：整卷 如果分散存放在各卷中的，不拆不抽，原样保存。 鉴定，宁宽勿严。具体地说就是，根据国家档案局颁布 4．组卷时要严格遵守“充分利用原基础”的原则， 的《档案保管期限表》，该卷内只要有一件文件需要永 能不重整的一律不重整，不足部分用其他办法弥补。 久或长期保管的，就整卷提升，不再拆卷；反之，整卷下 5．编目要本着“补、改、拟”的方式进行，即缺的 降。这里要强调一点，就是过去各机关都把中共中央、 补，无的拟，错的改，并确保三要素齐全。 国务院及上级机关的普发性文件作为永久卷保存，现 (作者单位：中央档案馆) 43 万方数据 等方面的标准；开发应用软件同样需