商业信函.ppt

制作：霍志毅 Email：huozhiyi@ 商务业务书函 一、商务业务书函的概念 1、概念：是指企业在开展商务往来的过程中，以商函、书证形式与商务活动关联方进行业务联络、磋商、洽谈等进行沟通的一些应用文书。 2、具体形式主要包括：商函、传真、电传，以及一些专用的书证 。 二、商务业务书函的作用 3、作用 1.信息的告知 2.主观意愿的表达 3.特定事项的解释 4.相关要求的明示 4、范文 天津轻工业品进出口公司： 通过商界朋友的介绍，得知道贵公司是天津搪瓷器皿的独家出口商。 我公司经销搪瓷器皿已有多年历史，在此期间是最大的批发兼零售商之一。我公司愿与贵公司建立贸易关系。为此，请即将您公司经营的搪瓷器皿目录及价格单寄来，以便我考虑试购一批作为开端。并希望附告大概装运期。 盼复 顺致 商安 ××贸易公司 ×年×月×日 三、商函 1、概念:即处理商务业务的信件。 2、商函的分类 （1）按行文分 （2）按具体业务项目或内容分 包括推销函、咨询函、订购函、索赔函、催款函等。 （3）按行文对象分 3、商函的写作格式 由六个部分组成：称谓、问候语、正文、祝贺语、附件、落款。 （1）称谓，顶格书写。可以是人也可以是收函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单位的全称。 （2）问候语，与一般的信件一样，采用惯用的问候语。 （3）正文：开头、主体、结尾 a.开头:起因或出发点。 b.主体：主干部分，可根据发函的目的，所要表达的具体内容作充分的陈述。 c.结尾：表达希望和相关要求。 （4）祝贺语，在正文结束后，另起一行。书写时应分两行书写。 （5）附件，随信发的相关文件。如图表、收据、报价单、单据等。 （6）落款，发信人的名称、日期。 范文： 香港环宇有限公司 ××总经理： 您好，4月9日来函已悉。 贵公司3348号信用证项下3吨一级白果，业已装船完毕，拟于×年×月×日由“龙江号”货轮直抵香港，请贵公司注意船期。 白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土产行情，请随时函电示告知，我公司竭诚服务。 盼复 顺颂 商祺 ××省土产进出后公司 经理×× ×年×月×日 4、常见商函的写作之间的比较 （1）推销函，是商函中运用最广泛的种类。 目的：激发消费者的购买欲。 写作要求：介绍商品的优点、产品在市场上的信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能突出在近期购买商品能够得到什么样的优惠或者是赠品，鼓励消费者尽快购买。 （2）咨询函，是询问商务信息、商品价格等有关买卖业务的信函。 要求：先点名咨询的原因，然后可以直接提出询问或其他请求事项。 语言要求温和、友好。 （3）订购函，买卖双方通过洽谈，确认交易行为，事后需要再以书面的形式确认，同时也可以留下凭证，以免产生差错造成损失的信函。 写作要求：表达准确、清楚，以免发生差错。a.准确是指所要购买商品的目录、编号、名称数量、价格等要求准确无误。 b.清楚是指买方要向卖方讲述自己要求什货、怎样购买，涉及到运输方式、时间、包装、保险、交货方式等具体条件，不能含糊不清。 （4）索赔函，买方在买卖过程中，因货物未按理想要求或合同的要求，造成买方经济损失的，买方根据自己的权利，可以向卖方提出经济赔偿的要求。索赔函就是在这种情况下，买方为了维护自身的权利，同时也为妥善解决问题所写的信函。 写作要求：提出原先双方约定的条件、自己不满的事实、为什么会不满意以及提出解决问题的办法或赔偿条件。 （5）催款函 目的：一是要回欠款；二是仍然保持与客户之间的关系。 要求： ①信中态度不能恶劣，避免使用粗鲁、威胁的语言，注意语言的温和、随