吉林大学出版类档案立卷工作规范.doc

吉林大学出版类档案立卷工作规范 为了提高我校出版类档案（以下简称出版档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。 出版档案工作的基本要求 1.1 高等学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属出版档案。 1.2 出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。 1.3 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作的计划和规划，纳入各社、部（室）负责人和编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。 1.4 学校出版社、编辑部，出版刊物的各院、所，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。 出版档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,确保完整、准确、系统。 2.1.3归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出版物等方面的内容，具体见归档范围附件一。 2.2.2 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级有关出版的普发的（非专指高校）、不办的文件； 2.3.2 未生效的合同、协议书； 2.2.3 不退、不用的稿件，非定稿的稿件； 2.3.3 重份文件； 2.3.4 无查考利用价值的事务性临时性文件； 2.3.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 2.3.6 校内其他单位发来的与本单位工作无关的文件； 2.3.7 与校外单位交换来的与本单位出版工作无关的文件； 以上文件如认为必要，也可自行作资料暂存。 出版文件材料的部门立卷与预立卷制度 3.1 部门立卷 3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。 3.1.2学校档案馆依法对出版管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。 3.1.3 网上著录是出版管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《吉林大学网上著录工作规范》。 3.2 预立卷 3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。 3.2.2出版管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。 出版文件材料的归档流程 4.1 形成与积累 4.1.1 出版社、编辑部、院、系、所均为立卷单位，分工归口立卷。 4.1.2 各立卷单位根据历年管理性文件材料、出版的样书、刊物等形成的规律，做好收集整理工作。 4.1.3出版社的样书，编辑部、院、系、所出版的刊物，要按时间顺序排序，做好积累，具体参照附件一编制案卷类目。 4.2 整理组卷 4.2.1 出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，注意分清年度，不可混年立卷。 4.2.2 跨年的出版档案,放在出版物的出版年立卷。 4.2.3卷内文件材料一律拆掉金属物，对已破损的文件材料要进行修补。卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列。 4.2.4 按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。 4.2.5拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在1004.2.6利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写