吉林大学科学研究档案管理实施细则【荐】.docVIP

吉林大学科学研究档案管理实施细则 第一条 为了加强科学研究档案（以下简称科研档案）管理工作，充分发挥科研档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等国家有关法律和法规,结合我校情况，制定本细则。 第二条 科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。 第三条 科研档案是科学研究活动的真实记录，是储备科学技术与社会科学研究成果的主要载体，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，有利于开发利用。 第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科研管理部门和有关单位必须把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。 依照国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》中关于科研工作和建档工作实行“四同步”管理的要求。“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具科研课题归档情况证明材料同步”。 第二章 科研档案归档范围的确定 第五条 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。 第六条 归档的主要内容包括管理性文件、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。详见《吉林大学科研类档案立卷工作规范》。 第七条 归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。 第八条 几个单位协助完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案,协助单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协助单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属；与国外合作的研究课题，经协商在协议合同中明确科研文件材料的归档办法。 第三章 科研文件材料的部门立卷与形成积累 第九条 坚持实行科研管理部门和课题组立卷制度，学校科研管理部门和承担各科研项目的课题组，要按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 第十条 课题组长在讨论和制定工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。 第十一条 档案馆应深入科研管理部门、课题组了解案卷形成积累和整理情况，督促、指导科研管理人员和科研人员做好科研文件材料的积累工作。 第四章 科研文件材料整理组卷的原则与具体要求 第十二条 根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查找的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个科研项目（课题）的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，可以一题一卷或一题数卷。将最能反映科研项目（课题）概况的科研文件材料，如：计划书、合同书、开题报告、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料等，按科研阶段依次系统整理组卷。 第十三条 科研项目（课题）结束后，在课题组负责人主持和领导下，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件材料汇总整理成卷。 第十四条 凡装订的科研文件材料应按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷的页号从1开始。页号位置在非装订线的一侧正面右上角，背面左上角，用铅笔编写（铅笔的使用仅限于此）。每卷不得超过200页。 第十五条 拆除案卷内文件材料上的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。卷内文件材料不允许用油笔、铅笔、纯蓝（包括红色）墨水笔以及复写纸书写，如出现上述情况，必须进行复制并把复制件放在原件后面一同存档。 第十六条 与文字材料配套的声像载体材料，应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料案卷号保持一致。 第十七条 科研项目（课题）组组织归档前的鉴定工作，依据《科学技术保密条例》提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种。 第十八条 拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。科研项目（课题）的案卷标题要反映出科研项目（课题）名称。案卷标题中文控制在50个字符之内，外文控制在100个字符之内。 第十九条 利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与