会议服务提供规范.docVIP

会议服务提供规范 （一）销售部会议服务提供规范 1、销售员向会议主办单位详细了解有关会议事宜后，向部门经理汇报会议信息，经部门经理评审批准后，回复主办单位，如是大型会议情况需上报主管总经理批准。 2、与会议接洽人协商有关会议信息，敲订会议细节，并签订有关协议和收取适当的订金。 3、按会议要求填写《团队预订单》及《宴会预订单》，并及时传递到前厅部和餐饮部。 4、接待大型会议或有一定政治影响的会议，须拟写接待方案，必要时召开由主管副总经理主持的各部门协调会，保证各部门及时了解各项会议信息及工作安排。 5、根据客人要求，做好会议的条幅和指示牌，并在会议报到当天或提前一天进行摆放。 6、会议室服务程序 （1）准备工作 a、仔细检查桌椅是否完好无明显磨损，是否坚固不晃动； b、会议室要提前通风换气，不得有异味，夏季时大型会议室须提前半小时开空调降温，小型会议室须提前十五分钟开启空调； c、检查所有灯具是否有灰暗、频闪、不亮等情况，如有异常及时报工程部维修，更换； d、所有杯具、茶具均不得有茶渍、污渍、磨损、裂纹、指纹等，检查无误消毒后才能摆放； e、麦克风、投影、音响、电视等多媒体设备需提前调试； f、夏季时毛巾板须消毒后冰镇，矿泉水可直接冰镇，冬季时毛巾板须消毒后加热，矿泉水保持常温； g、与客人确认会议事宜，按客人要求安排； h、接待大型会议时须形成各部门协调单。 （2）迎接工作 一级接待：由总（副）经理带领部门经理、大堂副理正门迎候客人抵店，部门经理携部门员工在电梯口迎接客人进入会场； 二级接待：由总（副）经理、大堂副理及相关部门经理迎候客人抵店，部门经理携部门员工在电梯口迎接客人进入会场； 三级接待：由大堂副理或相关部门主管迎接客人进入会场； 普通会议接待：由相关部门主管迎候客人抵店，由门僮为客人指引会议室楼层，部门员工在电梯门口迎接客人进入会场。 （3）会议接待程序 a、会议召开前，服务人员须详细了解会议信息，并于会议召开前一天，按客人要求布置会议场所，将准备工作检查一遍，以确保会议正常举行； b、提前配好会议所需的一切物品，并按照摆台标准进行摆放，与有关部门做好会议衔接工作； c、会议帐单、酒水单及时填写，会议单提前交给PA班一张； d、会议召开前半小时设吸烟处，将客人要求的物品全部检查一遍，以确保会议正常召开； e、夏季会议室有客人入场即开始斟倒冰水，冬季时斟倒茶水，根据客人要求准备，及时将果盘保鲜膜揭去； f、会议客人全部入座后，服务员征得客人意见将矿泉水打开； g、会议开始后，服务员应在会场中服务，根据客人的需要及时提供个性化服务并与会务组及时联系，针对会务组提出的要求和问题及时与相关部门协调，尽快解决和回复； h、会议倒水每15分钟一次，重要会议10分钟一次，清理会议台面垃圾30分钟一次（有水果时），会议进行中要及时撤掉矿泉水、纯净水的空瓶； i、吸烟处的烟缸经常更换清洗，缸内烟头不得超过2个，随时保持吸烟处整洁干净； j、会议结束时，将门打开，引领客人下楼并为客人叫梯，如有用餐则告知客人用餐时间，地点，及时关掉空调、控制灯光，留照明灯光清理会场，将脏茶杯统一登记，送至服务中心清洗，消毒，脏烟缸及时清洗，水壶中剩水倒净，将大厦物品收回，关灯锁门； k、每日对会议产生的帐务进行审核，并与会务组进行沟通； l、会议退房时，协助总台收银和客房服务中心做好会议结帐工作； m、会议结束后，与会务组及时沟通，征询客人意见及建议，做好下次会议的改进工作。 7、会议摆台标准 一级接待会议摆台 （1）领导席摆台如下图所示： ⑵ ⑴ ⑶ ⑷ 桌 ⑸ ⑾ ⑹ ⑺ 椅 ⑴矿泉水：摆在桌子中线左侧，距桌边1cm，商标朝向客人（可视情况依次摆放两种矿泉水）； ⑵口杯：杯口朝下，垫杯垫，与矿泉水并排摆放，中线横向与其对齐； ⑶扣碗：杯把朝右与竖向中线成45度角，与矿泉水并排摆放； ⑷毛巾板：竖摆，毛巾折面朝向左侧； ⑸口香糖：毛巾板正下方，正面朝上； ⑹果盘：除水果外，在盘边摆放果签，距桌边1cm； ⑺纸巾盒：摆在果盘正下方，竖向中线与其对齐，与果盘相距1cm； ⑻台式麦克风：摆在贵宾左手边，距桌下边10cm； ⑼文件、纸、笔：如无文件，笔可压在稿纸上面，店标朝上，笔尖朝上； ⑽台签：领导席台签须红底黑字或粉纸黑字； ⑾杂物盘：摆放在毛巾板正下方，竖向中线对齐。