01.文件格式统一使用规定.docVIP

高星级酒店 操作规程 编号：EO/PRO/001 内容：文件格式统一使用规定 部门：行政办公室 生效日期：2006年1月1日 批准： 目的： 为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，特制定本规定。 制度： 文件类型 备忘录（MEMORANDUM）：主要是用于酒店内部各部门之间关于日常事务的信息沟通、知会请示、工作要求、工作备忘录等的一种文件格式。 商业信函（COMMERCIAL LETTER）：商业信函主要是用于酒店对外较正规的一种文件格式，包括总经理致客户信函、销售信函、商务信函等。 传真（FAX TRANSMISSION）：传真主要是用于饭店对外沟通中需快速传递的一种联络。 报告（REPORT）：报告主要用于酒店向上级主管单位有关政府部门汇报工作、请示报告的一种文件格式。 通告（NOTICE）：通告主要是用于酒店内部面向公众的一种联系，包括行政通告、人事通告等。 流通顺序 外部重要文件处理 对外文件、文稿处理 部门——行政办——总经理审批——发出 外来文件、文稿处理 行政办——总经理阅批——有关部门 内部文件处