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第五讲 ACCESS报表 利用向导制作各类报表 示例1. 统计所有同学的奖学金总计 按下面的样张，取学生表的除党员、照片和备注字段之外的6个字段； 以专业编号的降序排列，专业编号相同的再以姓名的升序排列； 布局：表格； 方向：纵向； 样式：淡灰； 主体内容字号为10； 调整布局及文本对象的宽度； 出生日期的显示方式为长日期； 在报表未尾统计出所有同学的奖学金总计，货币格式，不要小数位，并加上3磅蓝色的虚线； 报表名称：奖学金总计。 注意：报表太长，只显示了开头和结尾数据。 示例1_报表开头\末尾部分样张 添加统计计算字段的方法 将文本框加在“报表页脚”下面，并在文本框中添加公式， 如： 计 数： =count ( [ 学号 ] ) 求 和： = sum ( [ 成绩 ] ) 求平均： = avg ( [ 成绩 ] ) 最大值： = max ( [ 成绩 ] ) 最小值： = min ( [ 成绩 ] ) 字段属性的设置： 在字段上点鼠标右键——属性。 示例2_关键步骤 选择学生表中的字段 自动按专业编号分组 示例2_结果分析 按照专业编号的升序显示 汇总的就是分组的字段：专业编号 示例3_关键步骤 选择专业表和学生表中的字段 通过专业表查看 专业名称会自动提出 示例3_结果分析 按照专业表中主键的次序显示 汇总的是两个表(学生表、专业表)相关联的关系字段：专业编号 示例3_调整关键步骤 选择专业表和学生表中的字段 通过学生表查看 再对手工专业名称分组 示例3_调整后结果分析 按照专业名称的升序显示； 对专业名称分组 汇总的就是分组的字段。 分组与不分组的显示区别 区别1： 如果是分组，该字段按拼音汉字升序显示； 如果是通过某表查看，该字段按这个表中主键的排列顺序显示； 区别2： 如果是分组，汇总后显示的字段就是分组的字段； 如果是通过某表查看，汇总后显示的字段就是两张表相关联的关系字段。 SPSS基础与Access数据库 姓 名:郑戟明 电 话E - mail:shift_zjm@163.com 答疑地点:学院楼B421 答疑时间: 商务信息学院计算机教学部 * 上节回顾 Access（4）窗体 自动创建 表另存 向导（单表、多表） 设计视图（主窗体） 注意问题： 做多表窗体时多表的选择 窗体名称和标题的区别 标签和文本框的区别 窗体中字段不小心被删除后的重新添加 * 报表 报表主要用来对数据表中的数据以各种格式输出（如分组后进行汇总统计、是否显示明细记录等）及对整个表的数据进行统计（在报表页脚处添加统计计算字段，如计数、求和、求平均等）。 方法： 自动创建报表 将表另存为报表 利用向导制作报表 设计视图 * * 报表开头样张 报表末尾样张 * * 还要注意的地方 注意在向导中排序和设计视图中排序与分组按钮的区别： 在向导中排序：排序字段会提前； 在设计视图中排序与分组 按钮：不会改变显示的次序。 注意报表页眉、页脚与页面页眉、页脚的区别： 报表页眉：打印预览时显示在报表开头，只显示一次 报表页脚：打印预览时显示在报表末尾，只显示一次 页面页眉：打印预览时每页页眉处都显示 页面页脚：打印预览时每页页脚处都显示 * 示例2_统计各专业的平均奖学金 要显示明细记录和汇总； 样式：随意； 加上一条横线； 注意数据的显示格式； 报表名称：统计各专业奖学金报表。 只显示了部分结果。 选择字段 学生表：专业编号、学号、奖学金 请观察和总结红框内对象的特点？ * 示例3_统计各专业的平均奖学金 选择字段 专业表：专业名称 学生表：学号、奖学金 请观察和总结红框内对象的特点？ 2 3 * 注意字段选择不同的区别 如果字段出现分布高低不一样的布局时，字段要么通过分组，要么通过不同表查看得到 示例2：直接取学生表中的专业编号、学号和奖学金字段: 自动对“专业编号”分组，对“专业编号”汇总 示例3：取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字段。这时会有两种情况 ①通过专业表查看 自动提出“专业名称”，对“专业编号”汇总 ②通过学生表查看 手工对“专业名称”分组，对“专业名称”汇总 * 示例4_统计各门课程成绩 注意选择正确的字段和设定正确的查看方式 有Sum、Avg的显示 只要汇总（不要显示明细记录） 计算汇总百分比。 样式：大胆； 注意报表细节设置：报表标题阴影框的添加；课程名称框的取消；分组划线的添加；报表最后总计前划线的添加；报表最后总计的数据显示格式。 报表名称为：统计各门课程成绩。 * 示例4_报表开头/末尾样张 报表开头样张 报表末尾样张