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模块四 召开高效的商务会议.ppt
模块四 召开高效的商务会议 任务一 举行成功的大型会议 知识目标 大型会议的常见类型及特点,大型会议的一般流程及相关礼仪知识 能力目标 掌握大型会议组织过程中的礼仪技能 掌握大型会议实施过程中的接待、发言等礼仪技能 任务引入 行业发展高峰论坛的策划 任务分析 一、大型会议的一般知识 大型会议的主要类型 研讨会 专业会议 年会 表彰会议 产品发布会 二、组织者礼仪 (一)确定会议日期和议程的礼仪 1.确定会议日期。 避开关键日期,避开重要节假日 2.确定会议议程。会议议程通常包含下列内容: A、会议开始时间 B、会议需要顺序处理的事项,如:需要讨论的问题、发言人姓名和发言题目等 C、每个事项的大约需要时间 D、茶歇安排时间 E、餐饮安排时间 F、预计结束时间 G、会后活动安排 二、组织者礼仪 (二)邀请与会者的礼仪 信息发布 回执处理 确认通知 二、组织者礼仪 (三)会议地点选择和会场安排的礼仪 1.场地选择 品位与风格;实用性与经济性;方便性。 2.会场的一般布置。(1)礼堂式;(2)教室式;(3)弦月式;(4)方形中空式;(5)马蹄形或“U”形。 3.座次安排的礼仪 二、组织者礼仪 (四)会议迎送、接待的礼仪 一般迎送、接待的礼仪 1.会议(会展)场所的布置:欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮 料、设备测试等; 2.按客户需要安排接送与会宾客,协助会务组办理宾客签到等工作; 3.会议用餐及宴会安排; 4.会后团队活动、旅游、娱乐、考察等活动; 5.提供返程飞机票、火车票。 贵宾的接待要考虑的问题 二、组织者礼仪 (五)会议用餐的礼仪 三、成员礼仪 (一)参加大型会议的一般礼仪 会议参加者应衣着整洁,仪表大方,准时入场,进出有序,依会议安排落座,开会时应认真听讲,不要私下小声说话或交头接耳,发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻手轻脚,不影响他人。与会者即使对发言人的意见不满,也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄,因为这些行为极其失礼。 三、成员礼仪 (二)会议发言人的礼仪 正式发言 自由发言 三、成员礼仪 (三)会议主持人礼仪 (1)主持人应衣着整洁,大方庄重,精神饱满,切忌不修边幅,邋里邋遢。 (2)走上主席台应步伐稳健有力,行走的速度因会议的性质而定,一般地说,对快、热烈的会议步频应较慢。 (3)入席后,如果是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢自然下垂。双手持稿时,应与胸齐高。坐姿主持时,身体挺直,双臂前伸。两手轻按于桌沿,主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。 (4)主持人言谈应口齿清楚,思维敏捷,简明扼要。 (5)主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。 (6)主持人对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈,会议开始前,或会议休息时间可点头、微笑致意。 任务实施 大型会议的组织工作可以依以下内容展开: 1. 制定会议议程; 2. 了解可供使用的场所和设施情况; 3. 选择或提议合适的场所; 4. 检查并比较各项设施; 5. 安排交通事宜; 6. 协调会务工作人员的活动; 7. 招收、培训会务人员和广告人员; 8. 制定可行预算或按既定预算安排有关工作; 9. 确定各项工作的时间安排; 10. 视察选定的场所和设施; 11. 与各有关方面进行接洽(会务公司、租车公司、旅行社、视听服务公司); 12. 确定印刷公司; 13. 安排食品、饮料有关事宜; 14. 同会议发言人和各位贵宾进行联系。 思考与应用:会议筹备工作检查清单 1. 预计召开会议的日期; 2. 会议预计召开几天; 3. 打算在什麽地方召开会议; 4. 会议形式或程序是什麽; 5. 需要多大的场地; 6. 以前开过这样的会议吗?结果如何; 7. 将有多少人到会; 8. 会议预算是多少; 9. 与会者对费用开支很在意吗? 10. 打算选用什么级别的酒店和设施; 11. 打算选用最高级的房间标准是什麽; 任务二 组织有效的内部会议 知识目标 内部会议的功能、作用,相关成员的礼仪知识 能力目标 掌握会议组织者的礼仪技能 掌握会议参与者的礼仪注意事项 任务引入 糟糕的会议 任务分析 一、内部会议的功能 让公司成员了解公司经营理念(目的)并达成一致 决策传达和信息发布 集思广益,解决问题与障碍 脑力激荡,产生新的创意 改进工作使经营计划顺利进行 二、组织者礼仪 1.目标分析(会议必要性分析) (1)需要进行信息交换 (2)需要整合不同意见 (3)涉及多方面的工作安排 二、组织者礼仪 2.拟邀请对象分析 (1)有利于议题的讨论 (2)有利于会议的顺利进行 (3)有利于召集者的意愿 二、组织者礼仪 3.开会地点安排的礼仪 二、组织者礼仪
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