【论文】影响企业档案信息化建设的因素分析.pdfVIP

影响企业档案信息化建设的因素分析 方海月 (十七冶集团公司，安徽马鞍山243000) 摘要：近几年来，信息资源将成为企业生产活动和经济活动的战略资源，而我国的传统档案管理中存在着诸多问题制约着企业档案信息化建 设，因此，企业档案信息化建设越来越受重视。本文就档案的信息化进程中所产生问题进行详细探究，对企业档案信息化建设中存在的问题进行了深 刻的分析并提出了关于企业档案信息化建设的一些建议。 关键宇：标准化问题、业务流程、技术性、职能分类、信息安全、经费、管理体制 近几年来，中国企业连续不断地跨越了工业化、市场化，然后进 些都离不开一定的经费的支撑。还有，档案的信息化和数字化也需要 入了信息化阶段，而档案信息化工作又是企业信息化建设的极其重要 一大批多媒体设施的配合。企业领导往往对此不加以重视，在档案建 组成部分，且信息时代档案事业的一个重要分支就是企业档案信息化 设信息化建设中，减少经费或将一些经费投资在其他部门，而硬件设 建设。数字化时代下的企业档案信息具有三个特点：普遍性、集成性和 备以及软件投入滞后则阻碍r企业档案信息化建设。 动态性。为适应我国信息化社会的发展形势，企业对企业档案信息的 2、企业档案信息化建设处于弱势 管理工作越来越重视，信息技术为档案信息化带来了很多机遇，同时 电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文 相随丽来的也有一大堆问题。 件。电子文件的产生不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标 一、档案的信J■化进程中所产生向置的探究 志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的 l、标准化问题 方式发生了深刻的革命。这场革命是纸张发明和近现代档案学理论的 数字化和信息化的档案的前提是标准化的规则。数字化后的档案 产生，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及思维观念。目 信息在该行业中通行无阻则需要建立起来行业统一认证共同认可的规 前，不少企业对档案人员配备不全，很多是兼职管理，这些企业档案 则。因此，需要在业务、技术和管理三个方面进行改进。 管理人员虽然在档案信息化建设中做了大量工作，但可以说与信息时 (1)业务流程规范化。业务流程规范化不仅可以大大地提高档案 代计算机发展的惊人速度相比，仍处于弱势。 信息系统的工作效率，而且对行业内处理事务的能力的提高也有极大 3、信息安全有待提高 的帮助。计算机作业，任务是多通道和多对象，这样极大地提高了信 随着信息化的快速发展，档案信息的安全也面临着巨大的挑战。 息管理工作的效率，并且对于部门和多余人员进行精简和整合。 在开放性的网络环境下，家喻户晓的病毒入侵、黑客人侵，造成了档 (2)技术性的规范化。对于技术性的规范化要求，需要在档案信 案信息的泄密以及相关资料信息损毁等后果。设备本身就要避免那些 息化过程中软件和硬件两面方面着手。软件方面，包括系统和平台的 存在的安全漏洞，然后更加注意的是网络环境和操作过程中的安全防 建设指标和相关的操作规范，软件所需要达到的功能和软件开发进展 范措施，这就要求一定的技术。 的规划等信息。另外，档案信息化过程中数据的精度、存储格式及所 4、企业档案信息化建设发展不平衡，相应的标准规范欠缺 建的档案网站平台的技术参数等等都需要进行详细的规定。 对于一些中小企业的档案信息化建设，在各种因素的影响下，档 (3)企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则。传统档 案部门的生存和发展面临着一系列威胁，档案工作倍受冷落，比如企 案管理由于历史局限存在许多问题，如传统档案收集整理需要大量的 业的档案部门受到企业的减员增效所波及。另外，我国的档案信息的 专业人才且还要大量的时间。另外，传统档案的保存不仅占据较大的 建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为 空间，并且存量增长的需求得不到保证。还有一点，传统档案的安全 已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍