正航管理软件---年结功能说明.doc

年结功能说明 一、年结功能介绍  公司数据库很大,有些是以前年度的对于以前年度的数据只是用来做查询那么为了提高软件的运行速度可以使用年结功能,将以前年度的数据存放到另一个数据库内这样就可以提高当前数据库的运行速度若查之前年度的数据可在当前数据库直接切换到年度数据库进行查询 1、 年结会先产生一个年度数据库，然后将历史年度的旧数据结转到该数据库中。 2、 年结后用户可以在登陆系统时通过切换年度的方式，来查询已结转的历史旧数据。 3、 年结是对全系统的历史数据进行结转及新年度初始化，因此，年结功能的范围广泛、全面、完整。 二、何谓“年度数据库及当前数据库”  1、年度数据库 （1）年度数据库就是指用来存放历史年度旧数据的数据库。 （2）系统自动将年结月份的最后一天作为年度数据库中各系统的关账日，并且该关帐日为只读。 （3）年度数据库中的所有数据包括基本资料都为只读，用户只能进行查询、导出或打印操作，其它会影响到数据变化的操作及功能都将不再支持。 当前数据库 （1）当前数据库就是指用来存放新年度数据的数据库。 （2）系统自动将年结月份的最后一天作为当前数据库中各系统的关账日，当前数据库中各系统的关账日在修改时不能小于年结月份的最后一天，并且不能为空。 （3）若某单据中的来源单或目的单在年结时在当前数据库中被删除，那么在其来源单号或目的单号前加*号。 （4）做完年结后，系统会自动将历史年度的期末值转成当前年度的期初值。 三、年结注意事项  1、使用网络版时，请先暂停其它使用者进入本公司相关系统，否则可能会造成无法预知的错误； 2、确认年结日期前各报表的数值都为正确的数值，并确认年结年月之前的单据都已登打完整，无遗漏或数据有误的单据。 3、备份年结前数据库；以便如果年结后的数值出现问题，且无法修复的话，可以恢复以前的数据； 4、年结的时候请谨慎设定“年结数据库及年结年月”，因为年结过程是不可逆的。 四、年结前提条件及数据检查  1、若用户有使用库存或生管成本系统，则一定要启用成本结算精灵，并且年结月份要完成成本结算。 2、若用户有使用财务相关系统（财务、帐款、固资、人薪、客服），则一定要启用期末结帐功能，并且年结月份要完成期末结帐。 3、年结年月及之前的“进口到货单”一定都要执行“成本分摊”。 五、年结步骤 年结流程下如：  1、点击“系统管理----系统功能----年度数据结转”，弹出以下窗体：  这边的公司代码一定要设定准确，以免年结错数据库。  2、用户登陆成功后，弹出年度结转的总休画面； 年结月份：可自行选择要年结的截止月份；所属年度：用于设定年结后数据库所属年度。注：一个年度只能年结一次，但每个年度不一定是12个月。 最好让用户每年执行一次年结。 例如：2003年12月，执行年结，所属年度为2003年度。 2004年6月，执行年结时，所属年度为2004年度。 若2004年12月，又执行年结，则所属年度为2005年度。 3、年结选项的设定：年结选项是用于设定某些资料是否要在当前资料库删除，所以一定要根据客户需求设定好这些选项。年结选项，会根据用户所使用系统来显示，没有使用的系统，其相关选项会自动隐藏。 3-1 新年度无绩效资料时复制年结月份的绩效： 若部门没有设定下年度的业务员责任绩效资料时，根据年结选项中的“新年度无绩效资料时复制年结月 份的绩效” 做判断，若该选项勾选，则将年结月份该部门的业务员责任绩效数据复制到下年度的该部 门的第一个月绩效设定数据中。 3-2 清除历史年度的异动记录：当年结选项中的“清除年结月份及以前的异动记录”有勾选时，在所有数据都已经结转到年度数据库中后，将当前使用的数据库中的所有异动日期在年结月份最后一天及以前的异动记录全部删除。若选项没选择，则不用删除异动记录。新年度无科目预算设定时复制上年全期的预算数据：会计科目若没有设置新年度的预算数据时，则要根据年结选项：“新年度无科目预算设定时复制上年全期的预算数据”的勾选情况，若该选项有勾选，则将上年的预算设定数据复制到新年度对应的月份中，否则不复制。删除历史年度业务管理单据：若不勾选此项，则将单据日期不大于年结月份最后一天的《业务工作计划》、《业务工作报告》结转到年度数据库中，但当前数据库仍然要保留这些数据。若勾选此项：将单据日期不大于年结月份最后一天的《业务工作计划》、《