电子媒体管理规定.docVIP

表单NO: TS04-01-ZL-01-01A1 威海威嘉电气有限责任公司 适 用 范 围 威海威嘉电气有限责任公司 发 放 范 围 各部门经理、管理者代表 说明 按ISO/TS16949：2002版要求制订。 编制/日期 审核/日期 批准/日期 修 订 纪 要 描 述 符号 次数 日期 页次 1目的 为保证公司的电子媒体文件处于受控状态，在计算机系统发生故障可以安全的恢复数据，特制定本规定。 2范围 适用于WJE内所有以电子媒体形式呈现的各类数据、资料及计算机软件的控制。 3术语 电子媒体文件：指WJE内存在于计算机硬盘、软盘、光盘中的数据、文件、资料及软件。 4职责 使用计算机的相关部门或人员遵照此规定执行。 5管理内容 5.1电子媒体资料的控制 5.1.1 WJE内的工艺文件管理采用计算机管理，软件本身采用了用户名及密码确认的方式进入系统，并对不同用户设置了不同的权限，文件的修改权在技术部，其它部门无权修改。只有经过技术部确认无误的文件，车间才能打印，打印出的内容，视为受控，无须再经技术部确认。 5.1.2 WJE内的材料消耗文件管理采用计算机管理，软件本身采用了用户名及密码确认的方式进入系统，文件的修改权在技术部，其它用户无法进入系统，只有经过技术部通过计算机导出的文件，其它部门才能通过输入正确的用户名及密码才能获得，技术部导出的文件视为受控文件，不需再经技术部确认。 5.1.3 WJE内用友U8管理软件，经威海市财政局批准取消手工帐后，以计算机内数据作为有效数据。 5.1.4存在于只读光盘的文件，且有受控标志，视为有效文件，存在于软盘、硬盘（5.1.1、5.1.2、5.1.3项除外）可擦写光盘中数据视为无效文件。 5.2 电子媒体文件的存档 5.2.1电子媒体文件的存档必须使用只读光盘，禁止使用软盘。 5.2.2其它参照《档案管理规定》 5.3 数据备份 5.3.1 各部门的存在于计算机中的数据应及时备份，每天应至少一次将数据备份到服务器上，对于重要的文件应即时备份到软盘上。至少每周两次将各部门备份到服务器上的数据备份到可擦写的数据光盘上，每月的月末将各部门数据制成只读光盘，交档案室存档。 5.3.2 存档的光盘至少应标记备份的时间、备份数据的部门或内容、备份人并应有“数据备份”字样，以区别于其他数据光盘。 5.3.3 存档的备份光盘除非计算机系统发生故障，否则一律不准调出。 5.3.4 备份光盘永久保存，不得销毁。 5.4 外来电子媒体文件的管理 5.4.1 外来电子媒体文件必须经过计算机杀毒软件的检测无病毒后，方可使用。 5.4.2 接收到外来电子媒体文件由接收部门登记，并立即拷贝给相关部门，相关部门接到拷贝确认后，在文件发放登记表上签字。 6相关文件 《文件和资料管理控制程序》 TS04-01-ZL 《档案管理规定》 7使用表单 文件资料发放/签收表 TS04-01-ZL-02-02A1 表单NO: TS04-01-ZL-01-02A1 威海威嘉电气有限责任公司 文件编号:TS04-01-ZL-03 主管部门: 质量管理部 文件名称 电子媒体管理规定 第 2 页 共 2 页 电子媒体管理规定 文 件 编 号 TS04-01-ZL-03 主 管 部 门 质量管理部 版 次 第 A 版 第 1 次改订