08003 分清轻重缓急.pptVIP

分清轻重缓急 * （开发部教育训练系列08003) 整理：何小萍 2008.06.16 * (开发部教育训练系列08003) 整理：何小萍 2008.06.16 整理：何小萍 踏入职场后，你是否蓦然发觉自己很忙？ 你是不是觉得自己就像一个上满发条的陀螺，每天都忙得团团转，没有一点空闲？ 这几乎是每个中人都会遇到的问题。 有些人一段时间后发现职场与就业前想象的职场是不一样的。那时认为 工作是轻松愉悦的，是激情四射的，可没想到自己竟陷入了工作的忙碌之中，像个无头苍蝇似的，从早到晚嗡嗡转个不停，于是开始发牢骚：“我怎么有接不完的电话，开不完的会议，严重干扰我的工作进度！” “我觉得我都快要爆炸了！” “虽然每天没做多少事，可我觉得时间老是不够用！” “一进办公室，我的头就开始痛！” 这些人在不停发牢骚的时候，渐渐发现有些人----特别是取得相当成绩的人----却从不喊忙，工作起来游刃有余，很是轻松。 他们不由得纳闷：这是为什么呢？ 心理专家指出，如果你懂得根据事情的轻重缓急，有效安排工作，压力就会减轻甚至消失，你就会更有效率地完成工作计划，并从中感受到快乐。 心理专家还发现，大多事业有成的人，都是懂得根据事情的轻重缓急行事的人。 事情根据轻重缓急的程度，被划分为四大象限。 第一象限是既重要又紧急的事情，如突发性的重要事件、危机、期限逼近的任务等。这当然是你需要停下手头的一切事情马上去解决的，但实际上这样的工作并不是很多。 第二象限是重要而不紧急的事，如跟客户建立关系、制订计划、“充电学习等。这个象限的工作是卓有成效的时间管理的核心，是打基础的阶段。如果你认为这些事情虽然很重要，可因为不是迫在眉睫反而避重就轻，迟迟不做，那么这个象限里的事情堆积得越多，带给你第一象限的压力和危机就会越大。 第三象限是不重要而紧急的事情，如临时插入的电话、报告、需要签署的文件等。你如果把精力用在这些事情上，你就会被这些看上去很忙的事情左右着，实际工作却没有什么实质性的进展。 第四象限是不重要不紧急的事情，如与重要事情发生冲突的聚会、某些电话、邮件等。有些人不堪工作重压，因此十分偏爱第四象限，做那些不重要也不紧急的工作，实际上是在浪费时间。 卓有成效的人会努力避开第三、第四象限，因为不客它们紧急与否，它们都不重要。他们还会尽量缩小第一象限的工作量，把较多的时间用在第二象限上。 小丽和小玟在同一家公司上班，在同一办公室里做着相同的工作。这天，她们面临着同样的事情： （1）做出下季度的部门工作计划，第二天上午交给老板 （2）约见一个重要的客户 （3）11：30去机场接五年没见面的大学同学，送到酒店里 （4）要去一趟医院，诊冶花粉过敏症 （5）去银行办理相关的手续 （6）下班后和先生约会，因为今天是个纪念日 大家想一想，如果是你，你会怎么做安排？？ 再好好考虑考虑，如何合理安排呢？ 一起来看看小丽和小玟是如何安排的，你认为谁安排得更好？ 小丽因为前一天晚上睡晚了，早晨起床有些迟，她匆忙打车到公司，还是迟到了5分钟。一进办公室的门，就听到电话响，是老板提醒她明天一上班就要计划书。 她打开电脑，上网到自己的信箱里，开始一一回复客户和公司的邮件，不停地打电话答复分公司的问询。最后一个电话结束，已经11点了！向上司告假一小会儿，匆忙赶到机场。还好刚过十分钟，打同学的手机看看，原来是飞机晚点。12点见到同学，送到酒店，一起吃饭。这顿饭吃得有点心不在焉，因为14：30要和客户见面，所以一边吃饭一边打电话和客户约定地点。14点跟同学告别，赶到约定地点。因为花粉过敏，和客户的时候一个劲儿打喷嚏，连说Sorry，真是狼狈。 回到公司，刚刚坐定，想写工作计划，银行的电话来催了。赶到银行，银行突然需加一份文件，气得跟银行工作人员理论了关天，又返回公司。这时差一个小时就下班了，她觉得太累了，不想再写那份计划书，先给同学打一个电话，聊聊天感觉好了许多。放下电话，看到满桌堆着的文件，忽然觉得特烦，决定已拖了几个星期的文件。整理完文件，已经到了下班时间。18：00跟老公约会，一起吃晚饭纪念日，有点累，不断打哈欠。回到家，老公休息了，她却不得不泡了一杯浓浓的咖啡，坐在电脑前，继续完成工作计划。 下面再来看看小玟是怎么做的： 准时上班后，开始打电话。先给各分公司打电话，请他们将相关材料通过电子邮件传送，并且告知上午不再接受他们的底部，下午她会给予答复，然后给客户打电话约时间地点，将客户约见地点安排在同学预定酒店的楼下咖啡店里。再给机场电话在，确定班机时间。最后给银行打电话，确定相关手续的准备材料。打完电话后，抓紧写工作计划，因为前一周已经零打碎敲得差不多了，所以很快完成，并上传给老板。中间除了几个要接的电话，　其他工作全部暂停。11点离开公司，顺便拿上了银行的一切资料。因为知道飞机晚半