办公室助理行为规范与日常工作指导.doc

办公室助理行为规范与日常工作指导 目录 （1） 办公室值班行为规范 1 （2） 办公室助理工作总结与考核 1 （3） 会议组织与安排 1 （4） 学院资料搜集与整理 2 （5） 重要资料存档、及查阅流程 2 （6） 报账流程 2 （7） 办公室电话礼仪 3 （8） 星期四下午七八节教室借用申请 3 （9） 印章使用与管理 3 （10） 大学生在线工作 4 （11） 学生返校思想状况汇报流程 4 （12） 工作相关资料的发放 4 （13） 办公室助理工作文整理 5 （14） 办公用品申请与管理 5 （15） 各种学生活动相关工作总结 5 （16） 辅导员通讯补贴发放与费用报销 5 （17） 学生工作队伍通讯录制作 6 （18） 办公室设备入库管理 6 （19） 常用应用文写作 6 附件1 票据整理相关 7 附件2原始票据粘贴说明 8 附件3、常用应用文的写作简介 13 附件4常用应用文的写作格式及行文习惯 19 办公室值班行为规范 1、不迟到、不早退，严格遵守办公室相关工作规定 2、有事不能值班的同学首先可以与办公室其他同学换班，同时需要向老师说明情况；如果不能换班，需要提前当面或电话向老师请假 3、衣服鞋袜等穿戴整齐，注重个人仪表，严禁穿拖鞋上班 4、办公室文明用语、接听电话要礼貌 5、工作认真负责，积极配合老师完成相关工作 6、对自己负责的工作做好相关的记录，以备他人查阅与工作的交接 7、对于办公室的工作，不得泄露给非办公室的其他人员 8、按时对办公室的资料，办公室环境进行整理，保持办公室的干净整洁 办公室助理工作总结与考核 1、每位助理日常工作中需要善于对做过的工作进行记录与总结，提出对于工作的改进意见 2、助理在每月的18-22日期间对本月的工作情况进行总结，填写助理考核表，形成书面的工作总结材料 3、将各位助理的工作总结汇总，对于其中的关于工作的改进意见进行整理，用于今后的工作指导 会议组织与安排 1、确定会议内容、人物（参会人员） 2、会议时间、地点（场地联系） 3、通知相关人员 4、制作会议流程 5、会议资料整理（会议开始前1个小时完成就绪，会议资料原则上需要做2-3份的备份） 6、会议开始前半个小时，会场布置（投影仪、电脑、ppt、茶水等） 7、会议记录 8、会议报道 学院资料搜集与整理 1、下发资料上传通知（资料内容、相关要求上传时间），如果上资料总类很多，要求学院将资料整理后，以学院为单位整体上传 2、在规定时间内搜集、整理学院上传的资料（检查学院是否按照要求、资料是否合格，同时做好相关记录，填写学院资料上传记录表） 3、对于在规定时间内还未上传资料的学院，打电话通知相关负责人 4、对学院资料情况进行汇总，用于年终考核 重要资料存档、及查阅流程 1、对资料进行分类整理 2、对整理资料送到文印中心编制成册 3、制作资料清单 4、完成登记入存记录 5、专柜存档 6、登记查阅人、时间、目的 7、查阅完后归位 报账流程 1、收集报账单据。 2、做单据清单 3、按消费类型分类，粘贴附件1 票据整理相关、附件2原始票据粘贴说明） 4、报账人签字（要三人） 5、计算报账总额、清点票据数，接待产生的消费要打报告，领导签字 6、费用明细单交管理科，领取账本办公室电话礼仪 接电话： 1、接电话首先要报名（学生教育科） 2、接听电话时，做好电话记录（对方姓名、需要处理的事务，联系电话） 打电话： 电话之前，明确对象与事由，整理讲述的逻辑 对方接听时，首先要报名（学生教育科） 做好通话记录（信息是否传达到相关人员）大学生在线工作 1、按照相关要求摘编新闻（格式、语句、称谓等进行修改），相关操作规则详见《中国大学生在线校园通讯站工作手册》 2、将新闻按照工作指导的要求上传 3、做好新闻上传情况登记（上传时间、上传新闻人员、上传条数等），用于新闻助理的工作考核。 学生返校思想状况汇报流程 1、给各学院下发调查通知，制定调查表格（开学前一周） 2、各学院对返校学生思想状况进行调查，填写调查表格，上报教育科 3、教育科根据调查结果分析学生返校思想状况，整理成文 4、领导审核 5、上报教育部 工作相关资料的发放 对需要的发放给学院的资料进行整理（按照学院领取资料数量等内容相关进行整理） 在教室社区上发布相关通知，或者电话通知相关负责人到指定的地点领取资料（由于双校区运行，因此在发放资料的通知上面需要明确各个学院领取的地点） 做好资料领取登记 办公室助理工作文整理 每位助理在电脑上面建立一份自己的工作文件夹，资料可以按时间或项目类别进行整理 需保持电脑桌面的清洁 对电脑上面的资料及时进行清理 办公用品申请与管理 申报时间为每个月的月初 对办公室用品进行清理，列出需要物品的清单（物品名称、份数） 将清单交办公室老师审核，确认无误后交