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计算机会计下立体科目及其编码体系设计探讨 侯玉凤 （山东交通学院，山东，济南 250023） 摘要：随着信息化的发展，信息技术对会计流程、模式、审计、内部控制都产生了巨大的影响，同时也对会计科目及其编码体系设计产生了较大的冲击，目前会计科目编码体系设计主要有定长定位和不定长定位两种方式，本文则探讨如何在定长定位设计的基础上对会计科目及其编码体系设计进行改进，借助会计软件的辅助核算和管理功能进行立体科目及其编码体系设计。 关键字：立体科目，辅助核算，会计软件，会计电算化，科目体系设计 引言 目前我国会计科目的编码方式主要采用群码方式，又谓分组码，即把会计科目编码按照不同的属性分成不同的段，每段表示每级会计科目编码，每段会计科目编码的位数组成了会计科目编码的结构(张瑞君，会计信息系统 2009年)，例如科目结构为4-2-2-2-2，表示一级、二级、三级、四级科目编码的位数分别为4、2、2、2位。所谓会计科目编码体系的设计是根据会计制度和会计科目的设计，按照系统的方法对会计科目编码结构进行设计的过程。目前会计科目编码体系设计主要有定长定位和不定长定位两种方式。 所谓定长定位设计方法指在科目编码体系中，在不超过科目编码总长度的前提下，该单位所有科目的各级科目编码的长度是固定的一种编码方法（张瑞君，会计信息系统 2009年）。该种方法的优点是：科目编码结构层次逻辑清晰，便于计算机运算，缺点是科目结构的设计要根据明细科目最多的科目进行设计。不定长定位的设计方法指在科目编码体系中，在不超过总长度的前提下，除一级科目编码长度固定以外，其他各级科目编码的长度不固定，可由用户根据每个会计科目及其下级科目实际情况以及会计制度的要求进行会计科目编码结构设计的一种方法（张瑞君，会计信息系统 2009年），优点是增加了科目编码结构设计的灵活性，缺点是不利于计算机根据科目编码识别会计科目级次及其父科目。这两种会计科目及其体系设计的方式各有其优缺点，本文则探讨如何在定长定位设计的基础上对会计科目及其编码体系设计方法进行改进，并借助会计核算软件的辅助核算功能构建立体科目及其编码体系，该方法即能实现定长定位和不定长定位科目设计的优点，又能摒弃其缺点。 立体科目和辅助核算、管理 立体科目是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照档案进行存储，并借助辅助核算和管理，建立档案和科目一一动态链接关系，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算目的的一种会计科目体系设计方式（张瑞君，会计信息系统 2009年）。通过立体会计科目的定义可知，要想对立体科目体系进行设计首先要考虑的一个重要问题是会计软件的辅助核算和管理功能，以及辅助核算和管理和立体科目之间的关系。辅助核算和管理是我国通用会计软件的一项重要的功能，会计的基本职能包括反映和控制，或者核算和管理，随着会计信息化的发展，会计的核算功能逐渐的成熟，使得会计人员从大量复杂的核算工作中脱离出来，但是随着竞争的需求及其利益相关者不断增长的需求，会计的管理职能越来越得到重视，为了加强会计管理职能，我国的现行通用会计软件中都设计了辅助核算和管理的功能。所谓辅助核算和管理是为了强化会计管理的职能，在科目设置改进的前提下，借助部门、往来单位和个人、项目档案，按照部门、单位往来和个人、项目档案等进行精细核算，从管理的角度提供更加有价值的信息（张瑞君，会计信息系统 2009年）。 采用辅助核算和管理首先要注意五个问题： 2.1会计软件一般包括哪些类型的辅助核算 通用会计软件根据管理需要和利益相关者对会计信息的需求等主要设计五种类型的辅助核算和管理，包括个人往来、供应商往来、客户往来、部门和项目辅助核算和管理功能，其中供应商和客户往来又简称单位往来。所谓个人往来辅助核算和管理指对单位与内部职工之间发生的往来业务进行核算和管理；单位往来辅助核算和管理指对本单位与外部其他单位发生的各种债权和债务业务进行核算和管理；部门辅助核算指对单位与内部部门之间发生的往来业务进行核算和管理；项目辅助核算和管理指对单位一系列项目工作的产出、耗费进行核算和管理。 2.2什么情况下进行辅助核算和管理 会计软件辅助核算和管理主要目的是为了强化会计管理的职能，进行精细核算，从管理的角度提供更加有价值的信息。因此凡是单位发生的各类和供应商、客户、个人、项目以及部门有关的业务，而且这些业务较为复杂，业务量较大，管理者需要除传统业务之外其他附加的相关管理信息，并对这些业务进行精细核算和管理就可以采用辅助核算和管理。如果单位的项目较多又需要加强对项目的管理及时掌握项目的进度、对物料、工时等相关的耗费以及产生的效益追踪核算和管理，加强项目审计，对负责人相关的义务和权力进行约束等则可进行项目的辅助核算和管理。再比如单位客户较多，又需要对客户进行账龄分析、对客户及时采