2015年电大《秘书学(2)》期末复习指导.docVIP

七、《2）》期末复习指导 秘书学作为学年课，本学期的教学内容及考试范围是第十章至二十章。这一部分内容涉及会议组织、商务谈判、信访工作、接待工作、事务处理、领导者事务活动安排、党政秘书 工作、企业秘书工作、涉外秘书工作、私人秘书工作和现代秘书职业。我们应对教材中的基本概念、基本理论系统地把握，并能够运用这些知识理论分析和解决秘书实践中的一些问题。 第十章 会议组织 —、本章内容 会议组织概述；会议组织的程序和会议工作的要求。 二、基本概念解释 1.会议，指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 2.会议预案，是会议的筹备方案。 3.会间调度，指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。 三、基本问题提示 1.会议成立的基本条件：有组织；有领导；商议事情；集会。 2.会议构成的要素：会议名称、会议时间、会议人员、会议组织、会议主题等。 3.从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。会议组织的作用是： （1）会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。 （2）会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。 4.良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能： （1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。 （2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。 （3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。 （4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。 （5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议，如各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。 5.会议预案包括的内容有：会议名称、会议主题、出席人员、会议工作班子及其职责分工、选择与布置会场、会议的其他活动。 6.大中型会议的工作机构通常有： 一般说来，大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有： （1）秘书组（处）。负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。 （2）资料组。负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。 （3）组织组。负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。 （4）宣传组。负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录影等工作。 （5）后勤组。负责会议票证准备，会场布置，会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。 （6）保卫组。负责重要会议的安全保卫工作。 7.大中型会议，需要提前准备的会议文件有： （1）开幕词； （2）闭幕词； （3）工作报告； （4）交流材料； （5）领导讲话； （6）会议须知或会议手册 8.发送会议通知的一般要求是： 会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。 会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成； 正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点，开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带材料和其他要求等要素。 9.会中工作的主要内容有： （1）签到； （2）接待； （3）会议记录； （4）编写会议简报； （5）会间调度； （6）组织选举工作； （7）安排会间生活。 10.一次会议选举的一般程序为： （1）宣布参加选举的人数和选举内容； （2）通过会议选举办法； （3）通过监票人、总监票人的名单； （4）核实出席会议参加选举的人数； （5）检查票箱； （6）分发选票； （7）填写选票； （8）宣布投票顺序和进行投票； （9）宣布开箱清点选票，报告收回选票数； （10）宣布选举是否有效； （11）进行计票（出席会议人员可休息）； （12）宣布选举结果。