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档案统计工作 海口市档案局 林书利 2011年3月 一、档案统计工作的概述 二、目前档案统计的现状 三、填写机关、事业单位档案工作 情况统计表的有关说明 一、档案统计工作的概述 （一）档案统计工作的含义 档案统计工作是以表册、指标数字等形式 揭示档案和档案工作有关情况的一项档案 业务工作 （二）档案统计工作的内容和任务 1、档案统计工作的 内容 档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档 案和档案工作有关的情况。 其内容包括：档案的进出、整理、鉴定、保管的数量和状况的登记、档案检索工具、编研资料、提供利用以及档案构成、利用效果、机构人员等情况的基本统计和其他专业统计。 从统计对象来划分，档案统计工作大致可分为两个方面： 一是对档案实体状况及其管理活动的统计； 二是对档案事业组织及其管理状况的统计。 档案实体状况及其管理活动的统计包括:档案的构成、档案的收进、移出、整理、鉴定、保管的数量和状况的统计，对档案的检索、编研和利用等情况的统计。 档案事业组织及其管理状况的统计包括：对档案机构和人员以及档案专业教育等情况的基本统计。档案统计工作包括登记和统计两部分。登记是统计的原始记录形式，统计是以原始记录为基础的。 2、档案统计工作的任务 档案统计工作的基本任务：就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析，提供统计资料，实行统计监督。 （三）档案统计工作的意义和要求 1、档案统计工作的意义 （1）、档案统计是了解档案、认识档案工作的一种重要手段。 （2）、档案统计为制定档案工作方针、政策和编制档案工作发展计划、规划提供了科学依据。 （3）、档案统计是档案行政管理部门实施统计监督的一种手段。 2、档案统计工作的要求 档案统计工作必需确保统计资料的准确性、及时性和科学性。 准确性，就是要求统计数据准确无误。确保统计资料的准确性，是档案统计的根本要求，因此，必须坚持实事求是的态度。 及时性，就是要求档案统计按时完成，在时间上要按照统一规定进行。各单位应有全局观念，按时上报统计数据。 科学性，就是档案统计活动要科学规范。档案统计应在全国档案局制定的统计报表和统一的统计方法、格式、项目、时间等要求下进行，使档案统计规范化、科学化。 二、目前档案统计的现状 随着档案统计在档案工作中的作用不断加强，近几年来，各单位报送来的统计表以及我们考核检查中也发现以下现象，具体表现两个方面：一是对档案统计中卷、件分不清；二是项目填写不齐全、不完整，漏填、错填。致使档案管理达不到规范、科学的要求，统计工作的真实、完整、有效性不能得到充分保证。 分析产生问题的原因主要有三个方面： 1.对档案统计工作的重要意义认识不足，在实际工作中忽略档案统计在档案工作中的作用； 2.没有建立综合档案室，实现档案统一集中管理的原则； 3.档案干部岗位调换过多，失去工作的连续性，缺乏与档案行政管理部门沟通和联系。 三、填写机关和事业单位档案工作情况统计表的有关说明 (一)含义 统计报表是档案行政管理部门和档案馆、室以原始记录为基础，按照统一表格形式、项目和时间要求，自下而上地定期提供统计资料的调查方式。这是档案统计中最基本、最经常的一种组织形式，也是档案统计工作中的一种制度，是保证档案统计工作顺利进行的条件。 (二)内容档案工作情况统计表一共分为档案室的基本情况、档案室室藏档案总数（不含本年度增加档案）、档案室室藏图书资料总数、本年度增加档案、本年度移交、本年度销毁档案（填写档案部门类与数量）、本年度利用档案、本年度利用图书资料、档案工作设备。 (三)填报内容要求： 1、填报范围：立档单位在工作过程中形成的文书、会计、科技（基建）、实物、人事、专业、设备、载体等档案均作统计范围。 2、各单位数据统计的截止时间至上年度12月31日，按下发通知要求报送市档案局(馆)业务指导科。 3、填写《档案工作情况统计表》一律使用黑色碳素笔，书写工整、字迹清晰。 一、档案室室藏档案总数（不含本年度增加档案） 文书档案 会计 基建 荣誉 音像档案 电子档案 人事 专业 改 革 前 永久 卷 改 革 后 永久 盒 件 照片 录音 录像 磁带 磁盘 光盘 长期 卷 长期 30年 盒 件 短期 卷 短期 10年 盒 件 卷 卷 件 张 张 张 盘 张 张 卷 卷盒 例如：海南省海口市地方税务局 1、文书档案 归档改革前 归档改革后 永久 30 卷 永久 82 盒 1107件