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文件控制程序 （请结合公司实际进行修改！） 1、目的： 对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。 2、范围： 适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。 3、职责： 3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责； 3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作； 3.3综合部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理； 3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。 4、工作程序： 4.0文件控制流程图：附后。 4.1文件的分类 本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件： 4.1.1公司内部编制的文件： 第一层次：包含质量方针和质量目标的质量手册； 第二层次：程序文件（ISO9001:2000标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件）； 第三层次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。 第四层次：各种记录格式。记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。 4.1.2外来文件： 4.1.2.1本公司相关的外来文件，主要包括： a) 有关法律法规; b) 相关国家、地方及行业标准； c) 一汽-大众各类管理及技术文件； d)其它适用的外来文件。 4.1.2.2各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。 4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制。 4.2文件的编制和审批（审批权由公司自行规定！） 4.2.1文件编制和审批的权限 4.2.1.1本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布，本公司的环境方针、环境目标由综合部组织制定，并由总经理批准发布； 4.2.1.2质量手册由管理者代表组织综合部等相关部门共同编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布； 4.2.1.3程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布； 4.2.1.4支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。 4.2.1.5记录格式随相关文件一同审批。 4.2.2负责文件审批的人员，应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性负责，审批时填写《文件审批表》，以作为审批的证据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。（在各个文件封面上审批签字也可。） 4.3文件的编号规则 (由公司在此自行规定，明确手册、程序文件、支持性文件及记录格式的编号规则) 如： 质量手册：公司代号或代码/QA—年份 程序文件：公司代号或代码/QB—程序序号 支持性文件：公司代号或代码/QC—程序序号—文件序号 记录格式：公司代号或代码/QD—程序序号—表格序号 4.4文件的版本及修订状态 4.4.1版本号的管理： 文件换版后，该文件的版本号应更新。本公司质量手册及程序文件的版本号以英文字母A、B、C…表示，A为第一版，B为第二版，依次类推； 4.4.2修订状态的管理： 文件作了修改但未换版时，应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版未修订，l为第一次修订，依次类推。 4.5文件的发放与管理 4.5.1经批准后的文件，由综合部列入公司《受控文件清单》，并对文件进行动态管理。综合部统一印制，审批件或原件归档保存，存入计算机的文件均留备份。 4.5.2文件发放前，综合部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，由综合部盖“受控”章和“非受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。 4.5.3文件发放时，综合部填写《文件收发及回收销毁清单》，履行发放手续，领用人签字后方可领取。文件的发放，应确保使用处能获得适用文件的有效版本。 4.5.4收到文件后，各职能部门编制《文件收发及回收销毁清单》，包括发放给部门个人的文件，此清单作为本部门文件管理的主要依据。 4.5.5外来文件的发放与管理 4.5.5.1有关法律法规和标准：由综合部组织相关部门进行识别和获取，综合部定期更新《质量手册》附录中《主要法律法规和标准清单》。 4.5.5.2来自一汽-大众的文件：该类文件主要通过R3系统传送或按一汽-大众《信息管理规定》接收，各部门及时将有关文件传递给综合部，综合部及时列入《受控文件清单》。公司领导认为必要时，可打印发放，发放时履行发放手续。 4.5.5.3其它外来文件：各部门收到各类外来文件后，应到综合部备案登记在《受控文件清单》，再行发放到相关部门使用。 4.5.6各部门文件的持有者，应妥善保管所持有的文件，不得丢失或损