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浅析高校秘书素质提升策略 摘要：文章简要地分析了高校秘书工作的重要性，并指出了高校秘书管理工作中存在的问题，并就如何提升高校秘书素质提出自己的见解。 关键词：高校；秘书；管理；提升 一、高校秘书工作的重要性 高等学校的秘书工作,是高校管理体系中的重要组成部分,是辅助学校各级领导者处理政务、办理事务、提供服务的一项不可缺少的重要工作。在学校领导进行管理活动的全过程中,秘书人员都参与其中。这就需要他们不仅全面提供基础性的辅助工作支持,而且还要发挥好协调运转、辅佐决策等参谋助手职能。因此,其人员素质如何,至关重要。 进入新世纪以来，随着我国高等教育改革的进一步深化及国内外环境的巨大变化，我国高校面临着生存与发展的双重挑战。对高校来说，教学质量就是生存与发展的根本，如何提高教学质量是当前高校面临的一项紧迫的任务。教学质量的提高，需要教学工作与管理工作的有机结合，而不能片面强调一方的作用。通过有效的管理，可以充分整合学校有限的资源，创造良好的教学环境，使教学工作有序、高效的运行，促进教学改革和创新，从而达到提高教学质量的目的。高校秘书在数量上占管理队伍的大多数，秘书队伍建设还没有得到足够的重视，队伍整体素质偏低的现状依然没有得到有效改善。因此加强对高校秘书管理工作的重视显得非常重要。 二、我国高校教学秘书工作的现状及问题 1、对秘书工作重要性认识不足 首先,在观念认识上有误区,认为秘书工作谁都能做,对秘书人员的综合素质不必要求太高,因此往往把那些不能胜任教学科研的教师转岗去做秘书;或为引进和稳定学术人才,将其家属子女照顾性安排到秘书岗位,严重影响了秘书队伍的整体素质。其次,是对秘书工作的重要作用认识不足,认为秘书就是做些基础性、事务性工作,对其工作职能和职责不甚了解,因而在工作实践中不能按照秘书岗位职责严格要求,放手使用。由于认识不到位,秘书队伍建设问题没能引起足够重视,秘书工作长期处于低水平工作状态。 2、秘书整体素质有待提升 由于秘书人员日常时间大都处于繁忙的状态,加之缺少外部的压力、动力而放松了自我学习,因而这支队伍存在着政治理论水平不高、业务能力不强、工作作风不严谨、不深入等问题。尤其在业务能力方面,许多秘书对自己的职责权限不明、管理规则不清、工作程序不晓,完全凭老经验被动地工作;有些秘书只能做些低层次的事务性工作,而对于更为重要的工作,如参谋辅助、公文处理、信息调研、组织协调、督促检查等方面职责不能有效地履行,甚至完全不能履行。像那些能撰文、善参谋、会办事的“通才”型秘书人才在高校十分匮乏。因此很多应由秘书担当的工作不得不由分管领导亲自去做,分散了领导的精力,严重影响了学校党政管理工作的效率。 3、秘书工作激励机制欠缺 由于当前高校在晋升职称、福利待遇方面,管理人员普遍低于教师科研队伍,加之职务晋升的机会不多,使得一些秘书队伍中的优秀人才不安心本职工作。其中不少人已经“跳槽”,或通过考研转岗成为教师,或“考干”走上社会成为公务员,或干脆“下海”经商去了,由此而导致了优秀秘书人才不断流失。其次是解决只使用、不培训、不提高的问题。高校秘书队伍中虽然大多数人员文化程度较高,但多属半路出家,经过专门的秘书业务培训的很少,大都缺乏必要的秘书业务知识和现代管理技能,尤其网络知识、创新能力的培养培训更需要加强。三是队伍的规范化管理问题。许多高校存在着秘书工作管理无章可循或有章不依的现象,即便在实行岗位目标管理的过程中,虽注意建章立制,确定了岗位职责,但还很不完善、不系统,尤其缺乏有效的监督激励机制。 4、缺少培训，专业知识不足 为了更新秘书知识结构，提高秘书工作效率和教学管理水平，必须有计划地对秘书进行培训。从调查结果看，大学秘书普遍希望接受岗位培训，但实际上在秘书培训方面存在的问题是:一是大多数秘书接受培训的机会很少，平均每年培训不到1次;二是培训没有系统性，多数秘书只是接受过简单的培训，在专业知识培训方面，大多数没有机会系统学过有关秘书工作方面的专业知识。三是培训形式较为单一，主要是短期业务知识培训班;秘书们普遍认为上述问题的存在原因在于缺少培训制度和培训计划、缺少培训经费和学校和学院领导不重视、不支持三个方面。由于缺少培训，秘书教学管理方面的专业知识普遍不足，缺乏分析问题、解决问题的能力，难以适应新时期教育发展的新要求。 三、高校秘书素质提升的基本策略 1、切实提高对秘书工作重要性的认识。 秘书工作是一门科学,有着自身的活动规律和特点,要做好这项工作决不是一件容易的事。当前我国高校在改革和发展的道路中既面临着难得的机遇,又面对着严峻的挑战。为了使学校能够抓住机遇,赢得发展,需要及时掌握准确的信息,需要做出种种正确的决策,需要沟通协调方方面面的关系,需要研究和解决纷繁复杂的各种问题,而这些都离不了高效率的秘书工作的支持。秘书人员不但充当