机关档案工作业务建设规范.docVIP

机关档案工作业务建设规范（国档发[1987]27号? 国家档案局颁发） 1 .引言 1.1为了加强机关档案工作的业务建设，逐步实现机关档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为机关工作服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本规范。 1.2本规范适用各级党、政机关，人民团体（以下统称机关）的档案工作。 2.机关档案工作的基本任务 2.1对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 2.2集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。 2.3在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。 2·4按规定向档案馆移交应进馆的档案。 2.5办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 3. 档案的接收 3.1接收范围 3.1.1 在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，具体接收范围按《机关文件材料归档和不归档的范围》和其它档案管理办法的有关规定执行； 3.1.2与机关业务工作有关的资料； 3.1.3代管和本机关有关的撤销与合并机关的全部档案。 3.2案卷质量要求 3.2.1 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： 3.2.2归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3.2.3在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。 3.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。 3.2.5卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。 3.2.6卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。 3.2.7永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。 3.2.8声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 3.2.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。 3.2.10案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。 3. 2.11卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。 3.2.12文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。 3.3接收时间，文书档案在次年六月底以前接收完毕，其它门类和载体的档案的接收，应按有关规定执行。 3.4用于档案管理工作的各种图表的外型尺寸和用纸应统一：案卷目录封面采用长×宽为300mmx220mm规格、漆皮或塑料面夹板纸（见图一，略）。案卷目录、案卷接收（移交）登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿（表，略）、档案销毁清册均采用297mmx210mm或260mm×185mm（A4或B5）规格的办公标准用纸（见图二至六，略），机关、团体档案工作统计年报采用360mm×260mm的办公用纸（见图七、八，略）。 4. 档案的整理 4.1一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。 4.1.1新成立的机关，一个机关分为两个以上的机关，几个机关合并为一个机关，都应分别建立新的全宗。 4.1.2机关改变领导关系、名称，但其