第二章秘书职能范畴.pptVIP

第二章 秘书职能范畴 【教学重点和难点】 了解秘书职能范畴以及办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助工作的内容与目的 。 【教学内容】 第一节?办公事务辅助 第二节?参谋智能辅助 第三节?管理协调辅助 概说 秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。 概括地说 ，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。 性质： 1、从属性 2、管理辅助性 3、既有近身综合辅助的确定性，又有领 导需要差异的选择性 秘书职能的三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。 一、办文 （一）文稿撰拟 （二）文书运行 收文——签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等 发文——交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校 对-用印-登记-封发 （三）文书整理，包括文书收集和档案归档 （四）文献资料的保管和利用 安排公文运行程序，都必须注意以下方面： 1、?程序的有序衔接性 2、 主辅协同性 3、 运作规范性 4、 文书运行中智能辅助的渗透性 5、 文书运行的反馈性 二、 办 会 （一）会务工作的原则和任务 六大原则： 1、质量高的工作会议 2、缓急轻重，安排好议程 3、会议通知不宜请人转捎口信 4、会场大小要和与会人数相适应 5、会议服务工作都是为了保证会议的 顺利进行 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作 （二）会前筹备 （1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜 （三）会间事务 （1）会议签到 （2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6）会议总结（7）后勤保障 （四）会后工作 （1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作 三 、办 事 （一）日常事务 整理领导办公室、处理电话、收发文件、领导工作日程安排、整理机关内务、值班事务、内外沟通、来客接待 （二）随机事务 难以预测，不经常发生，如突发性冲突，灾变，事故，冲击。 1、要注重预防性 2、要注重反应的敏锐性 3、要注重整体的配合性 4、要注重辅助地位的制约性 5、要注重沟通的枢纽性 （三）受权理事 领导根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理。 领导代表 从授权方式不同可分为三种情况： 1、确定授权 2、弹性授权 3、不确定授权 四、网络办公 （一）网络办公的特点 1、高效管理 2、规范管理 3、跟踪管理 4、知识管理 5、更新灵活 6、成本低廉 （二）网络办公系统的结构 1、公文管理 2、邮件管理 3、日程管理 4、档案管理 5、日常管理 6、会议管理 7、系统管理 8、流程建模管理 第二节 参谋智能辅助 一、 参谋辅助的内容 1、对决策的参谋职能辅助：在决策准备阶段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及职能划分。 2、对信息利用的参谋智能辅助：对信息获取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。 3、对廉洁自律的辅助： 坚持根本宗旨的辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范的辅助、对维护领导形象的辅助。 二、秘书做好参谋咨询的方法 参谋工作具体体现在两方面：一是为领导提供情况与资料，二是为领导出主意，想办法，供领导参考。 必要的准备和恰当的方式： （一）?要熟悉情况 ，不了解的不参谋。 （二）?多用商量的口气说话，给领导留有余地 （三）?方式委婉便于接受 第三节 管理协调辅助 一、督促检查 意义：1、发现失调现象提出督促检查建议；2、检查实施情况；3、督促办理；4、反馈实施信息；5、归纳评估督促检查效果。 要领：1、抓住领导工作的重点、难点、热点；2、正确理解和贯彻领导意图；3、及时反馈信息；4、坚持原则；5、讲究效率；6、谋求协调有序。 二、信访事务 意义：信访工作指的是处理人民群众来信和来访，是实施民