第二十一讲自动筛选数据.docVIP

第讲 自动筛选数据 　　若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行，而隐藏其它行。 　　中文Excel 2000提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选”。　　“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。 　　为了使用“自动筛选”命令，可以按下列步骤进行操作： 　　步骤一、参见图12，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。 图12 选择“自动筛选”命令 　　注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。 　　此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图13所示，自动筛选就将通过它们来进行。 图13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表 　　通过图13所示的列标下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。　　例如，这一步操作用于指查看工资额为800元的员工，操作结束后，它就会显示在屏幕上，如图15所示，这就是自动筛选的结果。 图14 筛选工资额为800元的数据记录 图15 查看工资额为800元的员工 　注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。