企业参展控制管理基础教程.pptVIP

第八章 企业参展控制管理 【学习目标】在学习完本章之后，你应该能够： 了解参展会议管理，包括筹备会、检查会、动员会等；了解管理参展费用的原则，了解展览费用分类；掌握参展物流管理；了解展品选择原则、选择展品考虑的因素，掌握展品选择和矛盾的处理；了解展品包装与装箱展品包装分类；掌握运输筹划；了解展品运输的相关手续、运输代理与保险。 第一节 参展会议管理 一、 筹备会 筹备会，是为展览筹备工作召开的会议。 会议的目的：介绍情况、布置工作、明确责任，为如何开展工作提出指导性意见，激发参展人员的工作热情，以便按时按质完成各项筹备工作，并让工作人员互相认识，培养集体精神和协作观念。会议开得好，将为以后工作打下坚实的基础。 会议内容包括： 1.介绍情况 市场情况、市场潜力、贸易习惯、销售渠道，展览会在市场中的重要性和作用，展览会详细情况(包括地点、日期、时间、规定)，以及组织者可以向参展企业提供的服务和协助等。 介绍项目经理以及展览经理， 各方面的负责人、有关联系人、有关服务单位，以及介绍参展工作人员互相认识。 2.布置工作 向所有人员说明展出设计安排，展出宣传安排，展出公关安排，展品运输安排，展览人员吃、住、行安排等。 具体工作内容：制定具体目标的重要性，如何制定参展预算，如何选择展品、安排包装、运输，如何编印展览宣传材料，如何安排参展前宣传工作，如何选择展览人员并交代工作，如何安排展览人员的膳、宿、行，如何商定价格、销售和供货条件，如何获取展览的最大效益，如何开展展览的后续工作等。 3.提出组展规定和要求 包括展品要求、宣传要求、资料要求、布置要求、贸易准备要求、展览人员要求等。如有可能，请一位有经验的展览组织者介绍情况。 4.收集有关情况和资料，通报参展工作人员 组织者通常会为参展企业准备成套资料，也就是把有关展览资料，用文件袋装好，分发给每个参展企业。 资料内容：有关展览筹备的一系列文件、要求、规定、日程、表格、材料，市场调研报告，展览会资料，场地平面图及展位分配图，联系地址以及任何其他有助于参展者做筹备工作的资料。参展企业拿到这些资料后，应该尽快通知工作人员。 二、检查会 检查会，也是第二次会议，是展览筹备工作的检查会议。可以在展览会开幕前l-2个星期，开始现场筹备工作之前召开。这次会议的目的是检查准备工作是否完成，做最后补救和调整，详细说明展览准备工作(包括展览施工、展品运输、展览布置等工作)的安排，说明展览人员行程、住宿、膳食、市内交通等安排，检查展台人员是否合适。 三、 动员会 动员会，也是第三次会议，是开幕前的动员会，以安排在开幕前一天下午或晚上，最晚在开幕当天的早晨召开。参展企业全体参展人员必须出席会议，由参展企业高级管理人员主持，但要注意不要与主办方的动员会发生时间冲突。动员会是筹备工作结束、展览工作开始的会议。会议内容包括：检查展台施工、布置情况，回答、解决任何未了问题。 第二节 参展财务管理 一、管理参展费用的原则 (1)指定一人负责全部直接开支，明确费用批准和使用的权限和范围，交待清楚参展目标和预算额，并向全体工作人员说明；不轻易改变授权，不轻易干涉被授权人的决定；不要保密，而要将预算限额告知有关人员，包括外部的承包商。 (2)必须按预算进行控制 (3) 需要不断地调整 (4)费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用 (5)费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等许多技术要求和规定。 二、展览费用分类 1.宣传、公关类费用 包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等。 占总预算的10％一30％，由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20％。 2.行政管理后勤类费用 行政管理后勤类费用也有人称做人员费用。 间接开支大部分发生在这里。为了计算参展效益，必须计算人员开支。 这部分费用可能占总预算的10％-20％。 第三节 参展物流管理 一、参展物流管理概述 1.甘特图 在物流中使用的最重要的工具之一就是横道图或时间线，又叫甘特图。 甘特图是在项目管理中使用的一种可视日程安排的横道图。 绘制甘特图的步骤： (1)细化任务 (2)确定时间线 (3)赋予优先权 (4)构建网络图 (5)设置里程碑 甘特图的优点： 1)直视地总结了项目或事件的日程安排。 2)一个有效的交流和控制工具。 3)能指出问题区域或日程安排上的冲突。 4)适用于所有事件领域。 5)提供事件历史的总结。 2.网络分析：关键路径 任何物流计划的一个重要方面都是任务之间的关系，这很难在图上表示出来。 对更大的事件来说，甘特图可以变得非常复杂，那些有时间冲突的区域可能因横道和颜色的细节而被忽略。 物流的一个重要部分是赋予任务优先权。 网