办公用品控制流程.docVIP

江 苏 常 发 集 团 文 件 常发集总字（2008）第01号 工业园区办公用品控制流程 为加强与完善工业园区办公用品的使用管理，有效降低采购成本，特制订本流程。 第一部分 办公消耗品 一、适用范围： 1、办公文具：各种文具用品、纸张、凭证纸、单据等； 2、办公耗材：墨盒、墨粉、硒鼓等； 3、办公配件：鼠标、键盘、内存、网卡等。 具体内容细目参照《常发集团（工业园）办公消耗品细目》 二、职责权限： 1、总部综合办公室负责办公消耗品的定点、定价、采购、发放、保管、台帐等工作。 2、总部综合办负责制订、颁发《常发集团（工业园）办公消耗品细目》（以下简称《细目》），并按市场情况和使用需求进行不定期修订。《细目》由总部财务部、动力财务部、农装财务部、总部档案室、各事业部（公司）综合办各存一份。《细目》属保密文档，不得对外交流。 3、各事业部（公司）不得自行采购办公用品。所需办公用品须由各综合办按流程到总部综合办领取、发放。此前各单位自行采购的一律截止到2007年底，对供货单位予以清帐。 4、动力财务部负责发票的审核与结算工作。 5、审核办负责对采购价格的审核工作。 三、价格的确定、维护和传递执行 1、总部综合办根据使用情况，对《细目》中的办公消耗品进行招标，招标后的价格单由审核办进行审核，审核后作为采购的价格依据。 2、非特殊情况不得采购《细目》外物品。对新增加的物品，总部综合办比价后认定价格并由审核办审核，总部综合办依据实际需要，不定期对《细目》进行修订。 3、财务部审定发票时，必须依据《细目》中的价格进行核对，执行价格与指导价格不符的不予入账。 三、常用消耗品的采购、领用流程 1、计划申报：每月5日、15日，各事业部（公司）综合办向总部综合办提交领用计划。递交计划同时，必须同时提交①上次领用物品的发放明细和现有库存情况、②已发物品的《领料单》“财务部门存查联”。 ××事业部办公消耗品领用计划（ 年 月 日） 编号 物品 申领数量 现有库存 备注 拟制： （各部综合办主任） 审核： （事业部/公司经理） ××事业部办公消耗品发放明细（ 年 月 日—— 年 月 日） 编号 物品 上次领用数量 发放数量 领用部门/人 现有库存 拟制： （各部综合办主任） 审核： （事业部/公司经理） 总部综合办对各部的领用计划根据实际情况进行审定、汇总。 2、采购及入库：总部综合办根据汇总的采购计划进行采购。货物抵达即办理入库、做好台帐，并将《入库单》“送财务结算联”交总部财务部。 3、领用及发放：各部根据总部审定后的计划开具《领料单》，到总部进行领取、发放，并办理入库，做好领用台帐。 4、外部结算：办公用品由总部综合办统一在动力财务结帐，每月结算一次。结算需凭①总部《入库单》“送货单位凭证联”②发放明细及备库明细③正式发票 办公消耗品发放及备库明细（ 年 月 日—— 年 月 日） 编号 物品 领用单位 领用数量 现有库存 拟制： 审核： 注：总部本部按事业部形式进行操作。 5、内部结算：总部综合办根据各分公司综合办领用的物资，每月汇总耗用清单。按物资耗用数量进行费用分摊，分摊明细表后面附分公司领料单，明细表需经办人鉴字，总部财务部审核后办理入帐。再交各分公司财务部入帐。明细表一式三联。第一联：总部综合办 存根、第二联：总部财务记帐、第三联：分公司财务部记帐。 四、非常用物品的请购、领用 非常用物品包括：办公耗材、电脑配件、或者临时发生的、以及《细目》中没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、总部综合办审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。 办公耗材、电脑配件的领用必须以旧换新。 五、仓储管理 1、总部综合办设办公消耗品仓库。设专职物资保管员。办公耗材、电脑配件等需保持一定数量的库存，以备不时之需。 2.、所有采购物品必须办理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，综合办应会同网络部共同验收。 3、物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。 4、总部综合办物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致。对盘点中差异部分要查找原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报总部财务部存档备案。 第二部分 办公设备 一、使用范围 办公：电脑、复印机、打印机、传真机、电话机等； 二、职责权限： 1、总部综合办和网络部负责对供应商定