电子档案在档案管理中若干问题的思考.pdfVIP

管理科学 ·1l7· 电子档案在档案管理中若干问题的思考 田微微 (大庆市杜 尔伯特蒙古族 自治县歌舞团，黑龙江 大庆 166200) 摘 要 ：本文就 电子文件 出现的必然趋势、电子文件 的特点及其益处、电子文件对档案管理工作的影响、电子文件原始性的认定、电 子文件 的归档、电子档案的保护等几个 问题进行 了论述。 关键词：电子档案；档案管理；问题思考 1电子文件的来源和电子档案的形成 因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的 随着网络通讯技术的迅猛发展，管理信息系统的开发与应用也 形式移交，归档范围也不能只是 “办理完毕，具有保存价值”的文件， 进入 了实用化的实质性阶段 ，公文管理是整个办公 自动化系统的核 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。 心模块。根据公司的收发文流程 ，完成办公事务中公文的流转，包括 3．2由于电子文件信息与载体的呵分离性 ，档案实体分类也可 收、发文管理和信息纪要管理。 能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属 纸质档案的载体较为稳定安全，而 电子文件的载体稳定性差， 性联系，这种单线排列的方式是手T操作管理档案的需要 ，但在当 易损坏，简便而安全的方式是采用网络移交归档 ，并利用光盘存贮。 今电子文件的环境中，文件的形式特 和内容特征均发生了变化， 1．1借助网络技术，实现各应用系统与档案管理系统的联接。随 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效 、多角度的整序，不再 着公司计算机信息管理系统的发展，越来越多的重要文件被传输上 需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不 同的用户可 以根据不 网。这些文件反映了各部门职能活动的概貌 ，上网前，又按照信息管 同的需要，利用办公 自动化系统对 电子文件进行 自由组合分类。 理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数 3．3由于电子文件的保存价值 同时取决于其 自身价值和可读 据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息 性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论 管理网上的具有保存价值的电子文档，由电子文件形成部门编 目整 分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根 理 ，利用网络技术，借助 电子档案信息管理系统这个平台传输给档 据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确 案部门。 定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多 1．2利用信息化网络管理平台，由信息中心负责归挡。为适应办 的文件，另一方面由于用户的需要 ，信息和数据不断地修改和补充 ， 公 自动化工作发展的需要，公司越来越注重信息工作的系统化和标 因此很难划定固定的保管期限，况且 目前电子文件的凭证价值尚无 准化水平，对各应用系统进行 了整合，使 以往的各系统 由 “分散各 法律保证。因此，其鉴定 、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信 异”变为 “集 中统一”，实现 了各系统的有机联系 ，同时 ，信息中心成 息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也 为电子文档信息的汇集点，由他们负责将 日常工作中形成的具有保 与纸质文件有许多不同之处。 存价值的电子文件归档。 4“双轨川”归挡 必墨 口合I堂 ： 无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式 由于 当前的技术条件下，埘一些具有凭证作用和法律效力的 编 目整理后，传输给档案部门，以保证 电子文件形成部门对其数据 文件必须以纸介质形式保存，同时鉴于电子文件载体和信息技术的 的真实性、准确性负责，不能由档案部门自行从网上下载，档案部门 不稳定性，以及电子文件的易修改性 ，也有必要将重要的电子文件 接收的电子文件一律应存入光盘。 制成纸制文件存档，以确保数据的安全。Fi前 ，电子文件 、纸质文件 2电子文件的分类 转化为