文件级档案的整理课件.ppt

2、 文件级档案： 是档案的一种保管形式。 即以文件为保管单位的档案。 它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理形式。 提 示 采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。 一、文件归档 1、归档范围： 企事业单位在筹备、建设、运营以及产权 变动过程中形成的，直接记录和反映本单位活 动的，具有依据和参考作用的文件材料。 《档案工作指南》 18-92 2、归档要求 数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、 利用频繁的和有特殊需要的可适当 增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸 质文件一并归档。 时间： （1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档； （3）外购设备或引进项目的文件 在开箱验收或项目接收后登记归档； （4）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存； （5）下列文件应随时归档： A、变更、补充的文件； B、基建、设备的维修文件； C、产品、设备更换的新零部件文件； D、机构变动和职工调动、离岗等留在 部门或个人手中的文件； E、本单位人员外出参加公务活动形成 的文件。 图样文件： 一套为一件或数件 1、编写方法 (1)类目号-- 一级类目： 采用类目中两个有代表性 文字的大写声母作为代号 管理类________________ “GL” 产品类_________________“CP” 科学技术研究类_________“KY” 基本建设类_____________“JJ” 设备仪器类_____________“SB” 会计类_________________“KJ” 永久（50年以上）—“1” 长期（15-50年）—“2” 短期（15年以下）—“3” 会计档案: 一册为一件 分别按二级类目编写件号 （编写方法有所不同） 财务报告 采用大流水形式编写件号。 即按财务报告形成的年度顺序 自“1”始编写件号。 一个年度占有一个件号 其他二级类目 分别在年度内编写件号， 即一年一个起止件号。 提 示 作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。 提 示 不同年度或不同保管期限或不同项目的 归档文件材料一般不应放入同一档案盒。 1、管理类档案： 按年度—期限—（机构）—时间顺序排列。 2