Unit 2 Telephone Conversation译文 文秘专业英语课件.ppt

Learning Objectives Listening and Speaking Listen and Practice Act Out Reading Text Exercises Practical Writing Supplementary Reading 电话在办公室里是使用最为频繁的设备。因此提高你的电话技能很重要。 首先，在你的电话里设定单键拨号 体系，从而可以快速拨打你频繁使用的电话号码，并快速将来电转给相关分机。不再为一个电话号码或分机号码而手忙脚乱。 如果你的电话没有这些功能，最好在你升级电话系统时，获得这些功能。 在电话旁边备有钢笔和纸张，必要时做记录。如果日后需要参考时，它还是一个便捷的支撑材料。 电话礼仪 接电话时，有以下4个必需步骤：欢迎来电、报出公司名称、自我介绍、让来电者知道你愿意为其效劳。 人们会通过你接电话的表现判断公司，因此，与来电者首次接触时，表现礼貌、态度积极、主动热情，非常重要。当你报出公司名称时，你的问候同样证明， 他们答对了电话。 尽量在铃声响起的最初几声接电话。 对方通常会说出他们的公司名称以及他要找的人，或者说出他们来电话的目的，这样你就可以将电话转给他要找的人。 如果他们的确说出姓名，如果你认为自己记不住，马上记录下来。同样，记录他们打电话的原因，非常有益，这样你不必再次询问这些细节。 知道了对方的名字，如果跟他们打招呼时，重复他们的姓名，会更友好。这让来电者相信他们很重要，而且没有浪费你的时间。? 记录信息 记录给公司来电话的人的下列信息非常重要：对方姓名、电话号码、来电事宜。记录电话内容非常必要；这样必要时，可以轻松获得全部信息。你的笔录信息还应包括：来电日期和实践，以及你的姓名，这样获得这个记录的人就会知道谁接了电话。 如果你很难明白来电者所说的话，请求他们拼写难词，这样你便可以记录正确的名称和信息。 通常，结束电话时，礼貌告别。 * * Unit Two Telephone Conversation Return 利用办公电话