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记录控制程序 1 目的 为对记录的形成和管理过程实施控制，以证实质量管理体系运行的有效性和工程监理服务符合合同规定要求的客观证据，为工程监理服务中的可追溯性及采取纠正、预防措施时提供证据，特制定本程序。 2 范围 本程序适用于本公司质量体系运行过程和工程监理服务全过程所形成的记录的控制。 3 职责 3.1工程部负责规定监理作业记录的种类及其格式，并对项目监理部记录的执行情况进行抽查；负责各项目监理部工程档案资料的接收、整理、归档；负责分管记录的收集、编目、查阅、归档、贮存和移交。 3.2 综合办公室负责对公司各部门、项目监理部的质量体系运行记录进行检查。 3.3各部门、项目监理部负责本部门、项目监理部各自的质量管理体系运行、作业资料的收集、编目、查阅、归档、贮存和移交。 4 工作程序 4.1 公司记录分为两类: a.作业记录:由工程部依据建设部、省、市有关部门的要求制定记录的种类和格式，经管理者代表批准后，根据工作需要印制发放； b.质量管理体系运行记录：由综合办公室负责按质量体系要求制定记录的种类和格式，经管理者代表批准后印制发放。 记录除文字形式外，还包括照片、录像及其它以电子媒体为载体的形式。 4.2 所有记录均应进行标识和编号，以便需要追溯时进行查阅。 XIYE／ 4 ×× 编号 质量体系文件第四层次 西冶项目管理公司拼音缩写 4.3 填写记录时应认真、求实，确保其真实性、完善性和准确性，并按规定由有关人员进行审查签认，以确保其有效性。 4.4 记录如发现有笔误或数字计算有误需要更改时，应在原记录上更改，更改方法为将错误字段加方框，并在其下方空白处填写正确内容。同时应注明更改日期和更改理由，并由更改人签署，更改部门负责人确认。 4.5 档案保存的记录应为原件。如果是抄件（复印件）应注明原件存放单位，并有抄件人签字和抄件（复印件）单位盖章。 4.6 质量体系运行记录由各要素主管部门负责汇总，整理和保管。 4.7 记录应分类保管，按类编目，便于查阅。 4.8 记录的贮存环境和橱柜应安全可靠，防止损坏、变质和丢失。 4.9 对已经归档的记录，需要查阅时应办理借阅和归还手续。顾客要查阅记录时，应由项目总监理工程师提出书面要求，开具清单，经管理者代表审核签署同意后安排查阅。 4.10 记录按期限保存。超过保存期的记录，由综合办公室负责人提出鉴定意见，报管理者代表审批后予以销毁，并记录备案。 4.11 公司的《质量体系运行记录清单》见附表一，《监理作业记录清单》见附表二，《造价咨询、招标代理作业清单》见附表三。 5 相关文件 《监理文件标识、收集、整理、装订和交付控制程序》 6 质量记录 XIYE–4–05 《记录借阅登记表》 7 附录 附表一《质量管理运行记录清单》 附表二 《监理作业记录清单》 XIYE-04-05 记录借阅登记表 序 号 记录名称 编 号 借阅 日期 借阅天数 归还日期 借阅人 审 核 批准人 备注 编号： 附表一 质量管理体系运行记录清单 序号 质量记录名称 编号 保存 年限 原件保存 部 门 1 受控文件清单 XIYE-4-01 5 综合办公室 2 作废文件收回记录表 5 综合办公室 3 质量文件更改申请表 XIYE-4-03 5 综合办公室 4 质量文件发放记录表 XIYE-4-04 5 综合办公室 5 记录借阅登记表 XIYE-4-05 5 综合办公室 6 管理评审会议记录 XIYE-4-06 5 综合办公室 7 管理评审报告 XIYE-4-07 5 综合办公室 8 年度人力资源需求计划表 XIYE-4-08 5 综合办公室 9 年度培训计划 XIYE-4-09 5 综合办公室 10 人员培训记录 XIYE-4-10 5 综合办公室 11 聘用人员登记表 XIYE-4-11 5 综合办公室 12 聘用简历及主要业绩 XIYE-4-12 5