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《办公室管理》课程作业评讲（4） 一、简单阐述社交话题的选择原则。 1．考核知识点：本题主要考核本课程的第第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点。 2．常见错误：未认真审题，把社交话题的选择和选择原则混淆了。 3．提示答案或解题思路、方法： 社交话题的基本原则应是：选择合适的话题，避免不合适的话题。 合适的话题包括： （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括： （1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。 （2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。 二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 1．考核知识点：本题主要考核本课程的第十三章第1点中的“印章的使用”这一知识点。 2．常见错误：没有注意审题，本题实际上共有四个问题：一是印章的使用主要有哪几种形式；二是落款章的使用范围；三是骑缝章的使用范围；四是更正章的使用范围。回答时，遗漏其中一个或者几个方面。 3．提示答案或解题思路、方法： 印章的使用的主要形式为： （1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、骑缝章、更正章的使用范围： （1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 （3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。 三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。 1．考核知识点：本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。 2．常见错误：审题不仔细，遗漏了其中某一个问题；回答不够全面。 3．提示答案或解题思路、方法： 收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。 分送的基本原则： （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理； （2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办； （3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； （4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； （5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。 四、按照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。 1．考核知识点：本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。 2．常见错误：审题不仔细，遗漏了其中某一个问题；回答不够全面。 3．提示答案或解题思路、方法： 类型： （1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。 按问题特征立卷的含义： 将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。 五、简要说明电子文件归档的基本方法。 1．考核知识点：本题主要考核本课程的第十五章第6点中的“电子文件归档的基本要求”这一知识点。 2．常见错误：回答不全面。 3．提示答案或解题思路、方法： （1）电子文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，即不改变原有存储方式和位置，把电子文件在计算机网络上向档案部门转移；每个月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，即把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交，并按照档案管理的要求进行交接和登记。 （2）归档的电子文件应该按“件”进行管理。 （3）电子文件的形成部门要随时收集符合归档范围的电子文件，按照要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》，并逐件编制目录。 （4）档案管理部门应对电子文件的真实性、完整性和有效性进行测试，并填写《归档电子文件