部门会议及培训工作流程清单表.xls

Sheet3 部门例会及培训 将文件整理装入资料袋 酒店预订 资料分发 宣传报道发布 会务工作总结 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 会议确认 会议事由确定 会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室 与会人员 确定酒店 会议前期准备 准备会议 明确人员分工 资料 准备与收集 会议通知 撰写通知 回执收集 确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表 储存 印刷 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间 打印 列出打印清单及打印份数 装订 发放 住宿 接机 确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间 餐饮 就餐形式、地点确定 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处 文具 文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 会场 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位 摄影 摄影联系 自备数码相机 会议现场抓拍用 回程安排 回程机票预订 礼品 会议礼品预订 会后活动安排 活动地点及人数 联系活动场所，车辆预订 人员报到 直接前往酒店报到 资料发放 包括会议材料、代表证等 会议当天工作 设备 设备就绪 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 检查会场情况 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位 签到 签到表 在会场入口处准备好签到表与笔，供出席人员签到 准备好资料，人员签到后发放 电脑与网络 笔记本电脑使用协助 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助 茶水 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 用自备数码相机抓拍会场情况 会议记录 录音笔录音，人员现场记录 麦克风 麦克风传递 午餐 就餐确认 致电食堂，确认就餐人数，保障午餐供应 就餐地点指引 指引与会人员到制定地点就餐 茶点 准时送达 联系食堂，确保茶点准时送达 下午茶时间 告知与会人员茶点摆放点 合影 大合照拍摄 会后组织全体人员合影 礼品分发 将礼品派发给与会人员 会后会场收拾 会场清理 回收并清空会场资料，检查是否有物品遗忘 晚宴 酒水 将提前准备好的酒水放到车上 车辆 确定接送人员的车辆到位 清点人数 上车、到达餐馆时分别清点人数 点菜 根据现场情况点菜（也可提前点好） 晚宴后 晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地 会议后期工作 宣传报道 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道 会议纪要 纪要整理 会议后尽早整理会议纪要 邮件发布 经领导审阅后通过邮件发布 后续工作跟进 会务费用结账报销 对会务期间发生的费用进行结账报销 组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处 工作任务跟踪管理 针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理 会议类型 部门例会 部门培训 会议时间 会议议程 确定与会人员类别及通知方式 明确会议议题及时间、形式、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备 明确人员分工 电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议文档初稿（Word/Excel/PPT等） 附：会议资料 确定会议用文件，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员 将资料发送给参会人员 联系酒店，确定房间类型及数量 预订车辆、司乘人员 专业人员 回程人员姓名、航班；确认出票 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量 与专业摄影人员沟通场景拍摄 明确麦克风传递负责人 部门会议及培训工作流程清单表