大厦物业管理档案索引一稿.xls

Sheet3 Sheet2 Sheet1 标准内容 规定分值 评分细则 档案名称 档案编号 一、基础管理 1、按规划要求建设，房屋及配套设施投入使用 符合1.0，不符合0 规划相关资料 规划图纸（六图两书:1/1000比例尺的现状图、规划总平面图、道路规划图、竖向规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、详细规划说明书、环境影响评价说明说） 接管验收相关记录 CXH/F-6.1.5-1 公共设备/设施遗留问题登记表 钥匙交接记录 交接清单（具体内容在甲方档案室统一保存） 房屋本体承接查验问题登记表 房屋本体承接查验问题整改表 3、由一家物业管理企业实施统一专业化管理 外来文件 CXH/F-3.1-2 发文管理 会议记录（客服） CXH/F-3.1-4 会议记录 CXH/F-3.6-2 培训记录 培训记录（保洁） CXH/F-3.6-5 体系运行记录 年度工作总结计划 季度工作总结计划 月度工作总结计划 周工作总结计划 公司简介 公司组织架构图 4、建设单位在租售大厦前，与选聘的物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确 符合1.0，基本符合0.5，不符合0 无 与开发单位签定的委托管理合同 5、在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确 前期物业管理服务协议 6、建立维修基金，其管理、使用、续筹符合有关规定 符合1.0，已建立但管理、使用、续筹不符合规定扣0.5，未建立0 7、房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主与使用人公约等各项公众制度完善 完善1.0，基本完善0.5，不完善0 公众制度 CXH/F-6.1.7-1 8、业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责 联席会会议记录 CXH/F-6.1.14-4 9、业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确 物业服务合同 CXH/F-1.8-1 10、物业管理企业制定争创规划和具体实施方案，并经业主委员会同意 创优工作资料 CXH/F-6.1.10-1 迎检资料总目录 制度、工作标准建立健全1.0，主要检查：物业管理服务工作程序、质量保证制度、收费管理制度、财务制度、岗位考核制度等。每发现一处不完整规范扣0.2；未制定具体的落实措施扣0.5，未制定考核办法扣0.5 CXH/F-6.1.9-1 在职员工资料 CXH/F-3.5-2 员工考核资料 ERP使用考核情况通报、ERP问题解决办法 12、物业管理企业的管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩带明显标志，工作规范，作风严谨 管理人员、专业技术人员，每发现1人无上岗证书扣0.1; 着装及标志符合0.3,不符合0 服装发放登记表 工装申请单 13、物业管理企业应用计算机、智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率 1、房屋、设备等基数 2、分户档案 3、费用收支情况 4、房屋、设备普查资料 5、房屋、设备修缮资料 OA、ERP相关资料 CXH/F-2.10-1 泛微协同管理应用平台整体介绍、ERP物业管理系统系统软件介绍、OA资料、ERP资料（考核标准） ERP问题解决办法、ERP考核情况通报 执行有关规定0.5，未执行0；公开0.5，未公开0 公司年度经营计划 CXH/F-1.2-1 备用金明细表 CXH/F-1.4-1 天翼手机话费明细表 CXH/F-1.4-2 固定资产台账 CXH/F-1.4-3 物业收款结算收据 采购计划审批表 库存物品盘点表 福利发放登记表 财务损益表 每半年向甲方公示物业费收支情况函 15、房屋及其共用设施设备档案资料齐全，分类成册，管理完善，查阅方便 包括房屋总平面图、地下管网图，房屋数量、种类、用途分类统计成册,房屋及共用设施设备大中修记录,共用设施设备的设计安装图纸资料和台帐;每发现一项不齐全或不完善扣0.1 房屋建筑图纸资料 CXH/F-6.1.1-1 设施设备台账 CXH/F-6.1.2-1 CXH/F-6.2.2-30 空调维修保养合同 电梯维修保养记录 CXH/F-6.2.2-21 16、建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅方便 每发现一处不符合扣0.2 业主档案资料 CXH/F-6.1.3-1 17、建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈，并及时处理，有回访制度和记录 符合2.0,没有值班制度扣0.5；未设立服务电话扣0.5；发现一处处理不及时扣0.2,没有回访记录每次扣0.1分 工作手册-客户服务部 值班管理 CXH/F-3.1-3 夜间值班表 CXH/F-2.2-9 报纸分发明细 CXH/F-6.2.7-2 杂志分发表 CXH/F-6.2.7-3 临时物品寄存登记表 18、定期向住用户发放物业管理工作征求意见