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济南市企业档案工作规范化建设验收细则 大 项 小 项 标 准 要 求 验 收 方 式 一 、 组 织 领 导 和 制 度 建 设 1．档案组织管理 设立档案工作管理机构,负责对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。建立健全档案监督管理网络和科学有效的监管运行机制 将档案工作纳入单位领导和工作人员岗位职责，纳入各项工作流程，纳入年度目标考核，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩 查阅成立档案机构的文件；查看档案管理网络图及运行工作记录；查看领导分工及档案工作人员岗位职责；查看有关考核工作文件 2.档案工作人员 至少配备一名专（兼）职档案人员，具备相应的档案专业知识，并参加档案业务培训，持证上岗。档案工作人员保持相对稳定 查看人事任免或工作分工文件；查看上岗证和参加培训的相关材料 3.档案工作制度 建立完备的档案工作制度，包括文件材料归档和档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等制度 文件、档案整理规范应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求 企业档案分类方案应明确分类依据、类别标识、类目范围 文件归档范围和保管期限表应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限 查看企业档案分类方案、归档范围、保管期限表和档案工作各项制度 二 、 档 案 资 源 建 设 1.档案资源前端控制 严格执行文件材料归档制度，对应当整理归档的文件材料，做到应收尽收，应管尽管 根据各单位文件材料归档范围，从源头上加强对文书、照片、声像、会计、科技（基建）、设备、实物等各种门类、各种载体档案资料的收集，维护档案资源的齐全、完整、准确、系统 各类文件应按国家有关规定及时归档，未明确归档期限的不得超过1年 查看归档文件目录、档案实体与归档范围是否吻合；查看每年归档文件是否整理移交、上架 2.档案集中统一管理 档案机构集中统一管理本单位的全部档案，对业务部门或基层单位保存的业务或专门档案，要建立档案管理台账或目录，归档文件数量纳入档案统计范围，并对其实体保管和信息利用状况进行动态监管 查看档案实体集中统一管理情况 三 、 档 案 安 全 保 障 1.档案库房及工作用房 档案库房建筑、设计参照执行《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）和《档案馆建设标准》（建标103-2008）要求 档案库房达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁要求，库房内温湿度控制符合国家规定 查看档案库房，查看防火、防盗、防光等必要的安全防护设施和库房温湿度记录 2.档案设施设备配备 档案装具。配备数量充足、符合国家标准的卷皮、卷盒及档案橱、架 查看档案装具、档案柜架 3.库房安全管理 人员、档案出入库登记内容准确、及时；定期进行库房安全检查，发现问题整改到位 档案人员离职或调动工作时，应严格执行档案交接制度，依据档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存，并办理档案交接手续 查看检查记录；查看入库登记台账和交接手续；查看有关统计报表 四 、 档 案 服 务 利 用 1.档案整理 严格按照国家档案局制订的《企业档案工作规范》标准整理各种门类、各种载体档案，做到分类科学、排列有序、保管期限确定准确、档号编制规范 每类档案抽查2-5卷 2.目录编制 企业各门类档案根据《企业档案工作规范》要求编制检索工具，初步实现计算机检索 查看各类检索工具 3.档案利用 档案查阅:及时高效为企业领导、各部门提供档案借阅服务；严格借阅登记和利用效果反馈登记，编印档案利用效果实例汇编 档案编研:编写或续编全宗指南；编写单位组织沿革、年度大事记、年鉴；编制档案资料汇编；开发、整合档案信息资源，为领导决策、单位工作、社会需求提供优质档案信息服务 查看档案查阅登记、利用效果反馈记录，查看大事记等档案编研成果