图书馆图书期刊采购管理流程图.doc

图书期刊采购管理流程图  政府招标 （书、刊大额采购） 签订图书、期刊采购协议 制定书刊采购计划 读者调查 采集书刊信息 结合学科特点进行 书刊信息的分析整理 确定书、刊供货商 （价格、正版图书、编目数据、售后服务等） 联系书、刊供货商 （不少于3家，小额采购） 移交、送典藏，打印相应批次清单。（存在风险：工作人员擅自留取书刊。） 使用图书管理系统对书刊进行逐个扫描验收、分类、编目著录。（存在风险：编目人员收受贿赂对供货商提供的编目数据审核不严，造成图书著录数据不规范） 防控措施：验收合格书刊发票的报销必须严格按照财务制度的要求办理，实行多方监控从根本上杜绝问题的发生。即发票须经采购人员、验收人员和馆领导签字,以及资产管理处人员审核后方可由办公室专人到财务处报销.。 采购人员订购书、刊。 防控措施：坚持随机抽样审读制度 验收合格的书刊进行登帐。（存在风险：不按照制度规定的程序和要求进行详细的账目登记，造成财务混乱） 以送书刊清单为准，拆包逐一核对书刊数量，金额。（存在风险：在书刊采购环节接受贿赂，导致对书刊质量监管不到位） 流通部门进行本批次书刊数量清单，核对无误后及时上架流通、阅览。（存在风险：在处理读者逾期罚款过中存在自由裁量等风险。在书刊赔偿工作中，徇私情而隐瞒书刊丢失情况等风险，随意拿出馆藏书刊而不加以登记等渎职风险） 送交各阅览室、借书处。（做好交接书刊清点工作，详细记录数量并签字，移交单存档。） 书刊前期加工 （加贴磁条，条码，盖馆藏章） 书刊到馆验收，验收人员核对无误后签字。 与清单数量不符、质量不合格以及与馆藏重复的书刊，及时进行退换货处理，并打印明细单。（存在风险：在书刊采购环节接受贿赂，导致对书刊质量监管不到位） 按照《馆藏资产清查制度》定期对馆藏图书进行资产清查工作。（期刊由于不计入固定资产，因此不做此项工作。） 入馆流通 数量不符的书刊及时与采编部进行确认，清点，并打印明细单，确保图书馆资产不流失。 防控措施：坚持数据总校制度，和随机抽样审制度 根据清查结果撰写清查报告 涉及财产帐变更的图书，及时上报校级相关单位进行财务账簿记录的调整。 根据清查结果，在图书管理系统里进行相应的数据维护（包括书目状态的更改，馆藏地的变更等） 防控措施：书刊典藏人员应核对本批次清单与书刊拆包验收清单是否一致，有问题及时向上级领导汇报，防止监守自盗。 防控措施：制定《图书赔偿、超期罚金监管制度》来对罚款和赔偿图书工作做到有效监督，从机制上减少廉政风险发生的可能性。认真做好每天的罚金结算工作，具体金额必须做记载，并且落实相关的负责人，对重点环节重点监管。 防控措施：年图书采购量必须平均分配给各供货商，主管领导要随时监控采购人员的实际采购数量与采购计划是否一致。如发现供货商存在到书率低、征订数据出错率高等问题，要及时上报，由上级领导共同协议调整购书比例，并促使供货商及时解决问题。采购岗位实行轮岗制。 期刊采购存在风险：在期刊采购环节接受贿赂，导致期刊出现拖刊、缺刊等风险。 图书采购存在风险：在图书采购环节接受贿赂致使对各供货商书刊采购比例失调） 防控措施：期刊采购人员与期刊管理人员做好期刊交接工作，定期沟通；对于拖刊、缺刊等情况要有详尽的书面记录，并上报主管领导。期刊采购人员促使供货商及时解决问题，并定期向主管领导汇报。采购岗位实行轮岗制。