文秘实务与案例（第二版） 教学课件 张勇第二章 办公室日常事务管理 第二节 收发邮件.pdfVIP

秘书实务与案例课程教案 授课题目 第二章 办公室日常事务管理 1 课时安排 第二节 收发邮件 1.了解各种邮政服务项目的内容、电子邮件的管理方法 教学 目标 2.掌握接收、寄发邮件的程序 掌握邮件的基本知识和类型。 教学重点 掌握接受和寄发邮件的基本程序。 教学难点 掌握正确的接收和寄发邮件程序。 授课类型 理论加实践 教学方式 讲授法、案例法、讨论法、实践法 教学资源 多媒体、案例 步骤一：案例导入 秘书孙小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件 到了，孙小姐正忙着打电话，她让送信人把信就堆放在已有的一些信件的办公 桌上一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，孙小姐心不在焉地把所有的 信都剪开了，其中一封信被剪掉了寄信地址的一角，她也没有注意。她抽出所 有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看 了起来，只见上面写着：“好久不见的小梅……”她意识到拆错了信，匆匆看 完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她 教学基本 又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在 内容与教 学设计 一起放在上司的办公桌上。 问题： 1.请指出秘书孙小姐处理邮件的不当之处?如果换成是你，你要怎么办？ 步骤二：学习新知 一、邮件的基础知识 邮件是一个泛指的概念，主要指通过邮政系统收寄的信件或物品。随着互 联网的兴起，电子邮件也成为邮件的重要类型。 1.邮件的基本类型 根据内容划分，有业务邮件、广告邮件等；根据紧急程度划分，有急件、 平信等；根据形态划分，有信件、印刷品、包裹等；根据收件人划分，有私人 邮件、公务邮件等。 2.邮件的传递渠道 邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮件系统等三种主要 渠道。 二、处理收到邮件 1.签收 收发人员的职责仅限于邮件的分拣、登记和分发，而不能对邮件进行拆封 和呈(送)办。 2.分拣 分类的原则是；将私人邮件与公务邮件分开；将办公室内部邮件与外部邮 件分开；将优先考虑的邮件放在一起，包括出现的挂号、保价、快递、机要和 带回执等特殊邮寄标示的邮件；此外，电报、电传和传真等也比较重要。 3.拆封 邮件启封时，要注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要 时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。 4.登记 邮件登记的一般做法是建立一个邮件登记表。登记表既可以作为核对依 据，也可以作为回复邮件的提示条。 登记时要注意：除私人信件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、 公函、包裹、杂志等都应登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、 收阅人或部门、邮件种类、处理办法等。 5.分办 邮件分办包括邮件的分类和传阅。一般分为两种情况：一是向领导呈交 有阅办要求的邮件；二是向其他人递交邮件。 三、寄发邮件 1.审核 在邮件封装寄发之前，需要仔细查核。查核的内容包括查核信函、附件和 信封、信皮。 2.登记 秘书在寄发邮件时还需进行必要的登记，登记的邮件主要由挂号信、特快 专递、印刷品以及其他重要邮件。 3.装封 以A4规格的复印纸为例，装入邮局标准规格的各类大小信封的折叠方法 为：不折叠、二折法、三折法。 4.交寄 如果邮件的数量和种类较多，应当先对邮件汇总并分类。可以将信件、包 裹、印刷品等区分开