014信息沟通管理程序.docVIP

XXXXX有限公司 控制状态： 信息沟通管理程序 文件编号： SJ/QP-014 文件版本： B 生效日期： 2004.11.01 发文编号： 编制 质量部 审核 XXX 批准 XXXX 1 目的 建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通 →沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存 5.1 沟通内容（信息）之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 产品标准类信息。 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 供应商的质量信息及投诉等。 其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。 与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集 信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。 5.3 信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度，分为三级： A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据； B、二级数据为不重要但紧急的数据； C、三级数据为日常信息，不需标识。 数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。 5.4 信息沟通 5.4.1 沟通方式及追踪落实 5.4.1.1 会议 5.4.1.1.1 会议计划 a例行性会议 b临时性会议 5.4.1.1.2 例行性会议 表1：例行性会议的相关规定 会议名称 周期 会议目的 时间 主持人 会议主席 参加人员 经营会议 季 经营计划执行 分析及调整 不定期 总经理 总经理 部门经理及以上成员 管理评审会议 按计划 质量管理体系运行情况及改进需求 按计划 管理者 代表 总经理 各部门主管 月例会 月 布置有关事项安排追踪已布置工作及事项协调 每月最后一个周末 15：30 总经理 总经理 各部门主管 生产 调度会 周 生产计划及事项协调 周六 生产部经理 生产部经理 车间、有关主管 质量分析会 重大质量问题 质量问题分析、解决措施探讨落实 不定期 质量部经理 质量部经理 车间主任以上有关主管、质量部主要人员 新产品开发会议 按项目 进度 新产品开发 相关事宜安排 不定期 项目组长 技术部经理 项目组成员和列席人员 早会 天 各班组内部工作安排 每日早 7：30 部门主管、车间主任、组长 部门主管 各班组全体员工 员工座谈会 季 了解员工心态及管理、技术现状 不定期 管理部经理 总经理或管理部经理 根据实际情况分批确定 5.4.1.1.3 临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经总经理或相关部门主管同意时召开。 5.4.1.2 会议管理 a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。 b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。 c.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。 d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。 e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。 f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。 5.4.1.3 会议纪