第三章 办公室工作.ppt

第三章 办公室工作 转眼一个月过去了，这一个月一上班就开了这么个重要的会，时间全忙进去了，趁这段时间稍闲一点，她想好好熟悉一下办公室的具体工作了，因为这才是一个秘书的基本功呢！ 第一节 办公环境 良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，何况小王还是个爱美的女孩子呢？ 瞧，这就是她的办公室了，怎么样？ 先把办公室进行一次安全检查： 1，办公环境： 建筑物、光线、温度、布局、空间、噪声等方面。 哎呀，哪里来的鸽子？这算不算办公室安全有问题呢？不算的，是天使？ 2，办公设备： 家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。 检查完了，要学会填隐患记录及处理表 第二节 办公用品 总经理办公室： 李总：小王，来看看这些，这些资料都是我们公司长期的供货单位，主要是一些办公耗材和小型办公设备，你都拿去，看看需要订些什么，你做个表我看一下。 小王：好的，我尽快。 王俐所列进货清单 李总看了一眼就批了，小王下一步就可以联系供货商了，进货之后还要学会入库管理，不能随意堆放，这管理还是有相当多的学问呢，要做到进货卡、出货卡、库存卡这三卡一致。 要学会填写库存记录卡 相关知识 1，办公用品接收程序 （1）凭订货单和通知单核对对方交货时的交货单和货物； （2）若有出入，通知采购部门处理； （3）接收后，填写库存卡和余额； （4）摆放安全有序、发放时要按规定办理。 2，如何保管办公物品？ （1）储存：柜子上锁、贴上标签、通风照明要好； （2）摆放：新到物品放于旧到物品之下；大个且重物品放于最下；小物品放于大个的前面显眼位置便于领取。 3，发放物品 定时并做好记录，并保管好相关资料。 4，为何进行库存记录？ （1）资金不会被不必要的库存品占用；（2）空间不被不必要的货物占用； （3）监督个人和部门对物品的使用，并能避免任何破坏和偷窃造成的损失； （4）保证库存充足，避免工作迟延； （5）库存准确，可进行相关物品的估价。 第三节 时间表和工作日志 总经理办公室： 李总：小王，这里是今年第二季度我要参加的一些会议，你安排一个表格给我，要好记，不至于到时忘了。 小王：我会安排并且打印好给您。 第二季度会议时间表（2005.4—6） 秘书办公室： 小王正在看书，这几天事相对少一些，她看的书当然和业务有关，其中一道题很感兴趣，她正准备做， 电话响起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。” 小王先忙着列各种表，我们先看一下这道题： 外企招人的性格测试 这个测试是菲尔博士在著名女黑人欧普拉的节目里做的，满准确的。答覆是依现在的您，不要依过去的您。这是一个目前很多大公司人事部门实际采用的测试。 　1.你何时感觉最好？　　　　　　　　　　　　a)早晨　　　　　　　　　　　　b)下午及傍晚　　　　　　　　　　　　c)夜里 　2.你走路时是……　　　　　　　　　　　　a)大步的快走　　　　　　　　　　　　b)小步的快走　　　　　　　　　　　　c)不快，仰著头面对著世界　　　　　　　　　　　　d)不快，低著头　　　　　　　　　　　　e)很慢 　3.和人说话时，你…… 　　　　　　　　　　　　a)手臂交叠的站著　　　　　　　　　　　　b)双手紧握著　　　　　　　　　　　　c)一只手或两手放在臀部　　　　　　　　　　　　d)碰著或推著与你说话的人　　　　　　　　　　　　e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用手整理头发 　4.坐著休息时，你的……　　　　　　　　　　　　a)两膝盖并拢　　　　　　　　　　　　b)两腿交叉　　　　　　　　　　　　c)两腿伸直　　　　　　　　　　　　d)一腿卷在身下　　　　　　 　5.碰到你感到发笑的事时，你的反应是……　　　　　　　　　　　　a)一个欣赏的大笑　　　　　　　　　　　　b)笑著，但不大声　　　　　　　　　　　　c)轻声的咯咯地笑　　　　　　　　　　　　d)羞怯的微笑 　6.当你去一个派对或社交场合时，你……　　　　　　　　　　　　a)很大声地入场以引起注意　　　　　　　　　　　　b)安静地入场，找你认识的人　　　　　　　　　　　　c)非常安静地入场，尽量保持不被注意 　7.当你非常专心工作时，有人打断你，你会……　　　　　　　　　　　　a)欢迎他　　　　　　　　　　　　b)感到非常恼怒　　　　　　　　　　　　c)在上两极端之间 　8.下列颜色中，你最喜欢哪一颜色？　　　　　　　　　　　　a)红或橘色