电子文件及其电子档案管理初探.pdfVIP

全国新千年档案学理论研讨会论文集 电子文件及电子档案管理初探 王贺芹 一、电子文件与电子档案的定义 电子文件是随着计算机的产生而出现的，世界上第一台电子 计算机1946年产生于美国，现已经历了四代的演变，随着席卷 世界的第三次革命浪潮的出现，计算机更新换代发展速度之快已 超出人们的预料，计算机的应用已遍布世界各国及各个领域，已 走向了网络化时代。特别是伴随着办公自动化的普遍开展与推 广，产生了大量的电子文件，这些文件就其载体形式、记录方 式、保管条件的要求等，均与过去产生的纸质文件不同，因此， 需要给它下一个比较确切的定义。 究竟如何下这个定义?过去人们曾把这类文件称之为“机读 文件”，那仅是从它的产生与查阅都是通过计算机等机器设备实 现的角度来定义的，现在看来还不大确切，如缩微胶片，它也属 于机读文件，它须在缩微阅读还原机上，经放大信息后才能阅 读，但它不是记录在磁介质上的数字信息，不能算作电子文件。 国外对电子文件和电子档案一般没有分别定义。如美国仅对 电子文件有一个初步定义，即档案部门接收归档的“电子文件” 则称为“电子文件”，他们没有“电子档案”的说法。 我国一般对“电子文件”定义为“能被计算