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二零一三年 主题 Subject 称呼 Salutation 正文 Body 附件 Attachment 结束语与签名Complimentary Close Signature 现代的齐头式(The Modern Blocked Form) 传统的缩头式(The Conventional Indented Form) 提出要求要客气礼貌 英文email及传真基本格式及要点 EMAIL Email基本构成 主题 Subject 1.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training  NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 2.主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrows meeting canceled。 3.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。  4.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 主题 Subject 称呼 Salutation 一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。 1、Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。2、My dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。3、Dear Sirs,：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 4、Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。5、Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。6、Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。 7、Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 8.Dear Doctor Wang,：「亲爱的王医师」，用在知道对方的职称。9.Gentlemen:：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。10.To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。11.Dear Chris, ：「亲爱的克里斯」，用在熟悉对方的情况。12.Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。 称呼 Salutation 正文 BODY 美式结构则是齐头式结构，在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。 （Salutation） (Body) (Complimentary Close） (Signature） 正文 BODY 英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。 （Salutation） (Body) （Complimentary Close） (Signature) 正文 BODY 如果是