办公系统培训课件 - 湖南卫生信息网.pptVIP

2011年 湖南省卫生厅办公系统 目 录 一、办公系统的整体介绍 二、如何登陆系统 三、功能使用介绍 四、联系方式 办公系统的整体介绍 如何登陆系统 IE设置 在IE工具栏设置允许弹出来自3的弹出窗口，检查百度等工具栏阻止弹出窗口的控件设置。请打开“IE”浏览器，在“地址栏”输入产品网站IP地址：3 。各地州市局及各直属单位则在IE浏览器中输入vpn地址：48/ （各地州市及各直属单位需先登录vpn） 如何登陆系统 注意: 选择对应单位 系统默认第一次登录时,密码为空。如果使用过程中忘记密码，可与系统管理员联系，由系统管理员清除密码。 输入用户名和密码 功能使用介绍-首页 　首页是登陆系统后最先展示的页面，包括收文管理、发文管理、呈批件、通知公告、信息传递、日程管理等。 操作要点：首页只是显示部分数据，怎么查看更多内容。 功能使用介绍-信息传递 　信息传递模块是办公系统使用频率最高，也是最重要的组成部分，主要对信息进行有效的流转，通过公共信息的共享、个人信息的发送来提高办公效率、增强内部信息的管理，并通过多种方式来收集员工信息，提升公司的管理层次。它提供全面周到的信息传递，包括手机短信、在线信息、人员去向、传阅信息、通知公告、通讯簿、工作论坛等子功能模块，让工作中用户在任何情况下都可以有最方便、最即时、最直接的传递方法实现信息的传递。 功能使用介绍-信息传递 　手机短信是针对经常出差或外出的人员，系统可通过发送手机短信的形式，将重要的消息准确、及时地通知到相关人员，加快信息的运转。一些模块、流程也有手机短信的功能，可以通过手机短信即时发送提醒、通知。 操作要点：手机短信的发送和接收。 　在线信息分在线对话和即时消息，在线对话针对系统在线人员的信息进行即时交流，即时消息可以发送给没在线的用户，只要用户一登录到系统就能收到信息和附件。 操作要点：在线对话和即时消息的区别，信息发送和附件上传。 功能使用介绍-信息传递 　人员去向针对外出人员的去向信息进行登记，可以一目了然地显示人员去向内容，并可将去向信息发送给指定对象，通过权限的设定，可让上级领导有权查看相关部门的人员去向，实时了解到下属员工去向，加强人员管理；其他相关人员查看到去向信息，可调节好相关工作。 操作要点：人员去向的增加和查询。 　通知公告分摘要信息和公告一览，公告一览中的栏目按类型和权限可自行设置，对用户只显示有相应权限的栏目。使用公告板，可以向公司所有员工或指定员工发布信息。指定员工群可以是全公司、某个部门或者是特别指定的员工，既可控制信息的公开范围，又便于信息在网上发布。 操作要点：通知公告的查看和查询，阅读记录查看，通知公告的发布。 功能使用介绍-信息传递 　通讯簿除记录、保存联系人通讯方式，导出联系人分组等基本功能外,还实现了联系人共享的功能:用户可以将联系人的联系方式发送到指定人员的通讯簿中,也可以将联系人直接共享到所有人员的通讯簿中,用户从此不需重复输入大量机构或部门通用的联系方式 。 操作要点：通讯薄的查询。 　 功能使用介绍-信息传递 　　 　留言板提供有关工作交流的空间，可采用实名制或匿名制。通过员工的交流，有利于集思广益，提高内部管理水平，加强凝聚力。论坛栏目可依内容或部门进行自定义设置，对于参与人也可以进行权限控制，并可以主动邀请人员发表意见。员工在相关栏目中进行积极发言，提出意见，进行讨论。通过权限设置，可以针对不同栏目设置不同权限，工作的意见收集和反馈，加强管理。 操作要点：论坛的浏览，回帖（快速回帖和点击回复回帖），新帖的发布。 功能使用介绍-信息传递 　传阅信息是内部日常电子文件交互中使用最频繁的一个功能，应用范围十分广泛。适用于日常办公中比较重要的文件传阅、协同修订文档、垂询意见等功能，并可进行简单的任务布置和反馈。使用传阅功能，可在指定的范围内传阅信息、相互交流。同时，可对传阅文件的状态进行实时的跟踪，可以查看到每个收件人的确认状况。“未开封”表示收件人尚未阅读过此传阅；“已开封”表示收件人已阅读过此传阅，但未输入确认信息；“已确认”表示收件人已经输入并保存了确认信息。在传阅中，Word、Excel附件允许笔迹留痕，修订的痕迹会以其他颜色显示。 操作要点：传阅发送，传阅接收（非公文传阅和公文传阅），传阅状态区分，历史传阅查询，人员分组设置。 功能使用介绍-日程管理 　日程管理模块，实现对个人日程的预、补登记，日程预约、周期日程、日程费用统计及部门日程查询等的科学管理，从而大大提高办公的效率。通过日程管理模块能简便地记录个人或同事的日程及产生的费用，实时的日程登记，实现了个人日程的提醒和保证领导对下级员工日常工作的有效监管。 操作要点：个人日程增加、修改、