《关于办公自动化系统在企业工作中的应用》.docVIP

关于办公自动化系统在企业工作中的应用 高宏伟 韩有威 刘璐 [论文关键词]办公自动化系统 管理 [论文摘要]经过2008年的网络改造，抚顺铝业有限公司的办公自动化平台正式形成。通过使用先进的网络硬件设备以及ERP软件，使抚顺铝业有限公司的综合管理上升到了一个新的高度。在数字商业时代的今天，管理意识和管理环境发生了巨大的变化。过去金字塔式的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期。管理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。如果把管理工作比作一部车，那么管理工具应该就是方向盘，是它使得企业能够在市场竞争中把稳舵，平稳前行。而办公自动化系统就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步的助推器。办公自动化系统是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用集群优势来达到办公自动化的目的。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。它是管理者借以实践对群体管理、组织网络办公、协同办公必不可少的好帮手。 一、办公自动化系统的应用价值 （一）连接 通过将各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。 （二）共享 将打印机等办公设施通过网络共享，提高此类办公设备的利用率。也可以将本部门公共的文件共享，通过设定访问权限来控制可以获取此类信息的人员，达到扩大虚拟空间的作用。 （三）协同 使用ERP软件并以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。 （四）监控 　工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。 二、办公自动化系统的管理价值 增强管理执行力是办公自动化系统的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化系统的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化系统的管理可以实现以下四个方面的作用。 （一）建立内部通讯平台 平台上的员工通讯、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。 （二）建立信息发布平台 公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。 （三）实现工作流转的自动化 协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。 （四）实现文件管理的自动化 通过办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。 三、办公自动化系统在公司的应用 （一）连接 就厂区而言，公司下属分厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。通过虚拟局域网技术（VLAN），将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑统一管理，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。 （二）共享 通过办公自动化系统构建的虚拟平台进行办公设备的共享，提高办公设备的利用率、降低企业的办公费用。 （三）协同 协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名等)。 （四）监控 监控是协同工作的有力保证。办公自动化系统是经过工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置，确保权责明晰。 四、办公自动化系统的应用体会 首先，使用该系统后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1小时内完成 (2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)如果建立信息发布平台，将使无效会议减少。 其次，协作性、灵活性显著提高。在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化系统不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。 第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。 第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改