《市场部办公室工作手册》.docVIP

市场部总部办公室文员岗位职责 主要功能：监督、管理、服务 市场部办公文员是外部市场和总部之间的枢纽和桥梁，协助市场部总监管理驻外办事处员工，并做好驻外办事处员工的后勤保障服务。 一、与外部人员区域工作对接： 1、收各办事处发回的日报、周报、月报，并做好考勤。 每天早上来第一件事情： A、打开邮箱和腾讯通，查看邮件，同时收取腾讯通离线消息。 B、外部市场发回来的报告要第一时间处理，打印出来交给总监签字。（并不是所有的报告均需打印，视情况而定）。 C、查阅自己负责区域人员的报表，没有及时发过来的，要记录考勤（可打电话询问其未发原因，如果是特殊情况没有及时发送报表，可请示总监后不给其记缺勤处理。一般情况下，对于没有及时发送报表的人员，将给予其记缺勤或是罚款处理）。除记考勤外，自己负责区域每个员工的报表，都需看阅，并善于从中发现问题，规范对外部员工的管理。（报表过于简单，重复，虚假，心态不稳定需总部给予鼓励等等。。。） 2、外部市场所需物品大致有信封、手提袋等，外部市场员工需申请物品时，通常在会在邮件里发报告或是在腾讯通里告诉对接人员。对接人员需记录好各地需要的物品（如信封、手提袋等）并登记到公共资料“每周物品申请表格”里，并及时安排随报纸发放。 3、其他物品如电脑、传真机等物品维修，外部市场需请示总监或网络部再做处理。处理方式有两种：一是发回总部让网络部维修。二是在当地维修。在当地维修的，需打报告说明，申请报销费用。 4、所负责区域人员需要出差时等，需提前打报告发给总部对接人员，对接人员需及时打印出来，交给相关领导签字，报告申批后，需及时电话通知该员工可以出差。 6、每月月底的发票整理。各地发票的整理分为两大块：一是驻站补贴冲账发票。二是报销发票。驻站补贴是指报社对驻外办事处除工资之外的额外补贴费用，不同办事处金额不同，这项费用外部市场可以拿等额的正规发票来报销抵冲，若没有提供等额冲账发票，此笔款项将直接打入相关人员工资中（导致的结果是该员工的个人所得税被扣较多）。而报销发票是指该办事处员工在一个月内因工作而产生的费用，如办公用品费（各个办事处每月最高不得超过30元）、出差的差旅费（报销此费用时需附出差报告）、提报费（从火车站或货运部领取报纸时的费用）、运报费（从火车站或货运部拉报纸到办事处产生的费用）、邮寄费（每期报纸从邮局邮寄给部分客户产生的费用）等等 。对于其他项目的费用，均需有相关领导批示的报告才可报销。 7、各办事处报纸数量的更改，货运线路的更改。 8、关注各办事处人员的心态，及监督抽查各地工作人员的日常工作，及时发现问题； 9、其他事情的上传下达 二、发行报纸 《古镇灯饰》和《陶瓷视界》两份报纸均在珠海印刷厂印刷，然后由总部通过铁路和货运两种方式发行到全国各个办事处。办事处的人员收到总部发来的报纸后，需第一时间把报纸免费发送到客户的手中。广州总部负责每周把报纸通过铁路发给相关办事处，中山办事处负责每周通过货运把报纸发给相关办事处。目前，古镇灯饰报每周六早上从珠海印刷厂运到火车站，陶瓷报每周四早上由珠海印刷厂直接运到火车站。市场部办公室相关人员需每次指派一人去火车站负责相关发行事宜(轮流进行)。主要是跟火车站结账等事情. 三、写袋子和发报单据 每周通过铁路发往各办事处报纸，珠海印刷厂在拉来车站前，需区域分数量装在相应的纤维袋里。而这些纤维袋需每周由市场部办公室人员提供。因此，每周周三下午，相关人员需按照当周报纸发行数量把当周要用的纤维袋写好。周四上午珠海印刷厂会派司机把袋子取走。 纤维袋写好之后，需根据写袋子的表格填写发报单。(具体过程在工作中学习)。 三、会议记录 目前，市场部固定每周一、三、五、六（周一、周五召开灯饰会议，其他时间召开陶瓷会议）由市场部总监、副总监给所有驻外人员统一开网络早会，早会开始时间是早上8：00。每次早会内容需由市场部文员做好记录，在第一时间内整理成文档发给总裁，抄送给相关领导。 做会议记录时，可把讲话者的口语稍改为书面语，但是绝对不能改变讲话者的语气及原意。会议记录要详尽，是会议现场的重现，不得有所漏失。 四、人事、考勤 人事方面的工作包括：员工入职、离职；员工工作岗位变动、员工调离到其他办事处、员工薪金及补贴的提降；发行员入职、离职手续；各办事处人员请假、日常考勤等事宜。 员工入职、离职手续的办理：外部市场把入职(离职)表格等传真给相应的对接人员，对接工作人员整理好后交给总监签字，再交给部门负责人事对接人员。人事对接人员在人事资料表里登记下该员工的基本资料和总监批示，再统一和公司人事部对接。 员工工作岗位变动：需填写岗位变动表格，由总监签字，由人事对接人员在人事资料表里统一登记，再交给公司人事部。 员工调离到其他办事处：程序同上。 员工薪金及补贴的提降：登记到