《40.DA／T 22-2016 归档文件整理规则》.pdf

中 华 人 民 共 和 国 行 业 标 准 归 档 文 件 整 理 规 则 DA/T 22-2000 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。 2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿 为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发 文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为 一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或 易退变的文件应予复制。 1 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合 档案保护要求。 5 整理方法 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来 文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2 分类 归档文件可以采用年度一机构（问题）一保管期限或保管期限一 年度一机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳 定。 5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3 按机构（问题）分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以 取舍）。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重 要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的 空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保 管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图 A1。 图示中“*”栏选择项，不选用时无须设置。以下同）。 5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 2 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年， 如 1978。 5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交 进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内， 按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规 范化简称。 5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文 进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页 数、备注等项目（见图 A2）。 5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。 5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标 题，外加“〔〕”号。 5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日， 如 5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为 一页。 5.5.1.7