公文写作的基本要求.ppt

四、拟制紧急公文应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 五、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。 1.引用公文的规定 引用公文时，前面的标题要使用书名号，后面的发文字号要用圆括号括起来(年份用方括号括起来)。 如“根据濮阳河务局《关于下达2005年水利专项事业费的通知》(濮黄工[2005 ]3号)”精神， ” 文件标题是一篇公文的主旨所在，一个好的标题即涵盖了一篇公文的主要内容，而发文字号则主要是为了便于文件管理使用。“先引标题，后引发文字号”既体现了公文内容与形式的主次关系，又便于有关文件的检索，是一种科学合理的规定。而光引用标题不便于有关文件检索，光引用发文字号则使阅文者不知其所指文件的内容是什么。文号在前、标题在后则颠倒了主次关系，都是有缺陷的或不规范的。 2. 公文中年、月、日的写法 (1)文件(包括标题和正文)中的年、月、日均应使用阿拉伯数码，不使用汉字方式。 (2)一些惯用语、词组等中的数字，使用汉字方式，不用阿拉伯数码，如“团结一致”、“七上八下”、“星期六”不能写为“团结l致”、“7上8下”、“星期6等。 (3)公文中的日期要写全年、月、日，如“2005年”不能写成“05年”，在时间确定的情况下，不能只写年、月不写日或只写月、日不写年，通常也不用“去年”、“上月”、“昨天”等来表示时间。 (4)成文日期必须使用汉字方式，不用阿拉伯数码，如“二〇〇五年六月十八日”，不要写成“2005年6月18日”。 (5)无论是使用汉字方式或是阿拉伯数码方式，同一方式下都必须保持一致，如“二〇〇五年六月十八日”不能写成“2005年六月十八日”或“二〇〇五年6 月18日”。同样，“2005年6月18日”也不能写成“2005年六月18日”或“二〇〇五年6月18日”。 六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。层次序数使用时注意以下几点： 1.同一篇公文中层次序数的使用一定要统一，不能“一、”层下用 “(一)”、“(二)”，“二、”层下却用“1.”、“2.”，否则会给受文者带来阅读处理上的不便。 2.在使用层次序数时，可根据实际情况作适当调整。调整的原则是不影响层次的截然分明并有利于工作，如一篇文件只有两、三个层次序数时，在不颠倒层次序数的情况下，可以选择使用，如在“一、”、“二”层之下可以分别用“(一)”、“(二)”、 (三)”形式，也可以分别用“1．”、 “2．”、 “3．”形式。 3.第二层“(一)”使用时，括号外面不用再加一顿号，即避免出现“(一)、”的形式。 七、必须使用国家法定计量单位。 八、文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 九、撰写公文的过程和方法 （ 一）领会领导意图 公文是机关根据处理某项工作的实际需要来写的，领会领导的工作意图，明确发文的目的，是写好公文的前提条件。所谓意图是指机关领导人提出的公文的基本内容，包括主要观点、意见、措施及写作要求等。领会意图，一是要明确发文的目的，即为什么要发文。二是要用什么样的形式发文，即用什么文种。三是行文的对象，即发送和阅读的范围，包括主送和抄送对象。四是公文的主要内容以及领导者对发文的具体要求。 （二）准备材料 领会了发文的目的、明确了行文的主题之后，撰写者就要围绕主题准备材料。只有充分地准备并占有材料，才能全面、准确地反映某项工作的客观情况，才能综合分析，概括出事物的本质和规律，才能充分地表现公文的主题和完满地表达领导意图。 收集材料包括两个方面，一是收集和阅读机关的文字材料，比如拟写一份专题报告，需要查阅上级发布的有关文件，本单位对该项工作的计划，以及工作的落实情况等；二是通过召开座谈会或个别访问等形式调查情况，掌握正反两方面的材料。 对所收集的材料，要根据协作公文的需要，进行认真的选择，所选择的材料要真实、可靠、新鲜、别致。具有典型性。在此基础上进行率改成，是材料系统化，条理化，为文件的写作打下基础。 （三）拟定提纲 准备材料的过程实际上也是充分酝酿和构思的过程，因为准备材料是有目的地根据一定的思路进行的。随着对材料的占有和熟悉，对问题的认识更深化，更完善，这时往往需要调整原来的思路甚至重新构思。因此，要在正式撰写之前，根据行文目的和掌握的材料，重新拟定提纲，安排结构。篇幅不长的文件，提纲可以简略。对于篇幅长、内容丰富而又非常重要的文件，要拟写比较详细的的提纲。