《ERP采购管理操作流程》.doc

ERP采购管理操作流程　　采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出。所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。但是，很多企业在操作过程中，缺乏总结，今天在这里，我就在这里把这工作给做了，给他们这些“懒人”做点事情，希望对他们有所帮助。　　　　一、采购管理普通操作流程。　　　　各个企业虽然生产的产品千奇百怪，但是，其采购管理流程是类似的。企业大部分的采购管理流程如下：　　　　1、请购。　　　　请购是指需求单位，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管部门，也可以由这个部门负责。　　　请购单根据来源的不同，可以分为多种。一是有MRP计划生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;二是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;三是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。　　　　一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。　　　　2、请购单维护。　　　　在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。　　　　供应商可以根据物料基本信息定义处带过来，而且，带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。　　　　价格带出来的也是跟供应商关联的价格。这里要注意一个问题，就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。企业确定的材料标准价格，使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据，其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的，而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。所以，这里带出来的价格，是与供应商对应的价格，而不是企业规定的标准价格。有些不成熟的系统，如Compiere系统的采购功能，带出来的价格，就是企业设置的参考价格，这是不合理的。　　　　有时候，不一定需求方请够多少，采购就采购多少。采购时，采购数量由时候，还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时，则采购数量要满足最小采购数量;若采购数量有包装数量的限制时，则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。用户要注意这些规则的影响，因为，若这些多出来的材料处理的不好的话，就会成为企业的贷治料。　　　　3、请购转采购。　　　　请购单转换采购单的时候，有一个需要特别关注，就是，当请购单维护处，供应商处为空白或者该供应商已经不允许交易了，该如何处理?　　　　有一种方法，处理的不是很好。如Compierr系统的这个转换功能，当某项材料供应商没有指定时，下次不能重新维护再生成。这是非常不方便的，因为人总会有疏忽，特别是当订单多的时候，若一格疏忽，没有维护全面的话，则只要删除采购单再重新来过，那就比较麻烦了。　　　　我认为，比较合理的做法是，若一项请购单有六项物料，其中两项因为疏忽，没有指定供应商时，在请购单转换成采购单的过程中，系统会把已经有供应商的物料生成采购单，比提醒错误信息，说有哪两项物料因为没有指定供应商而无法生成采购单，在请购单维护处，维护后，在不需要删除采购单的前提下，就可以把这两项物料生成采购单。如此设计，才比较方便与合理。大部分系统，如神州数码的易飞ERP系统就是如此处理的。　　　　4、采购单维护。　　　　采购单维护主要是做一些日常的维护工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通过采购订单变更单处理，如此，能够保留历史修改记录，方便后续的追踪与处理。　　　　二、容易出错的地方。　　　　1、根据相关提前期计算的需求日期。　　　　在根据MRP计划生成请购单时，会根据相关模型，自动计算出一个物料需求日期。这个日期是否准确，直接关系到请购作业的效率。设想一下，原材料稍微复杂一些的企业，一张生产订单就有上百种物料，而根据物料投料时间的不同，各个物料的需求日期又是不同的，若设置一个最先需求的日期，在还没需要的时候，材料就到企业，无疑会增加企业的库存成本;若根据实际需求计算的话，则调整的工作量就比较大，要一个个物料去更改需求时间。所以，最好的是，ERP能够根据企业的相关数据，如生产计划、产品工时等数据，计算出一个比较准确的物