《设备材料采购管理办法2016》.doc

设备材料计划采购与仓库管理办法 一、计划采购过程管理 1.供应科的采购依据——计划预算科下发的各类设备材料采购计划。设备材料采购计划包括：设备一览表、设备图纸、设备询价书、综合材料表、补充设备材料采购计划以及施工单位材料计划（施工、变更、签证）。 2.供应科计划员，根据计划预算科下发的各类采购计划核实库存后，根据库存数量和采购计划编制需要采购的设备材料采购清单。 3.为确保设备材料采购质量，优先在公司已经审核合格和有良好业绩的供应商中进行招标、询价和采购；对于新工艺新材料及特殊设备材料，组织相关技术人员对生产厂家和用户进行实地考查后进行招标、采购，并将经过考查合格后的供应商纳入供应商管理体系。 4.确定采购形式：对于进口及重点设备、材料采用公开招标形式进行采购；对于一般设备材料采用邀请招标的形式进行采购；对于50万元（人民币）以下的零星设备材料采用货比三家的形式进行采购。计划员还要将整个采购过程（包括招投标过程）中所涉及的所有纸制资料及电子数据收集存储整理后交给资料员存档管理。 5.招标完成后，计划员与中标单位对技术与商务进行详细确认，然后由相关人员审核。设备材料采购合同必须包含技术协议和一些必要的技术资料，严格审查商务合同的各个条款，采购合同原则上在采购单位办公当地进行签署。 6. 待签订合同由基建处负责人、基建副总签字、财务处会签后经审计处审计后生效。计划员及时将审计后生效的合同纳入合同管理数据库。 7.合同生效后，计划员应将采购的设备材料录入基建材料入库管理数据库。主要包含：设备材料编码、名称、规格、单位、数量、价格（单价、总价）、到货日期等信息。 8.计划员会同相关技术人员根据合同约定的验收点进行验收并做好验收记录，同时按合同约定做好付款工作。 9.计划员组织相关技术人员对到货的设备材料、随机备件验收后入库，对技术资料进行整理移交。 二、仓库管理流程 1.设备材料发至现场或仓库时，计划员及时组织相并技术人员和基建仓库管理人员及项目组设备材料管理人员一同开箱验收。验收合格后基建仓库管理人员设备材料、备品备件、随机资料分别进行入库登记。 2. 基建仓库管理人员与项目组设备材料管理人员办理设备随机备件和相关资料的转移交接手续，将材料质量证明文件下发给施工单位资料员做好交接记录。 3.施工单位在领取材料时应向基建仓库管理系统提交材料领取票据，仓库管理员核实库存、计划员审核确认后，组织发货。如果库存不够，施工单位应及时提出并且向基建提交补充材料计划。 4.基建仓库管理员发货完成后，要及时编制出库单，向仓库管理系统提交出库记录。 5. 施工单位将设备材料退库时，向基建设备材料管理系统提交设备材料退库申请单，基建仓库管理员、供应科计划员、退库人三者共同确认后，由仓库管理员新增入库单并注明为退库的设备材料。 6. 对于设备材料仓库管理中的各环节所涉及的各种单据——入库单、设备材料领用票据、出库单、退库单，新增入库单等全都采用设备材料仓库管理系统电子编制，打印后双方分别签字确认，然后存档。 三 材料数据库 （一）、甲供材料数据库 1.甲供材料数据库为设备材料管理系统数据库的一部分，它能够及时反应出供应科采购的所有材料的出库价等相关信息。并且各类材料计划、材料采购清单都可以通过甲供材料数据库来编制。 2. 计划员和仓库管理员在合同生效后要将合同所采购的材料及时录入甲供材料数据库，将出库价等附属信息填写完整后，再由相关人员审核通过后材料成功入库。 3. 建立甲供材料数据库时，将暂估价纳入到材料信息表中，并且一经建立无法更改。 4. 计划员和仓库管理员要及时将计划下发的各类工程量清单中的主材费用调整更改成材料出库价。 5. 非设备材料管理人员要查看甲供材料数据库时首先被相关领导授予一定权限才能查阅。 （二）、乙供材料月度价格数据库 1.为了能更好控制由乙供材料所建工程的费用，基建建立乙供材料月度价格数据库。 2. 采购人员和仓库管理人员及时将乙供材料月度价格数据库的材料价格按每月市场信息价格进行更新。 3. 乙供材料月度价格数据库由供应科进行管理和更新，计划预算科可以通过它来审核含有乙供材的变更和签证。