项目系統档案工作指导手册免.docVIP

项目系统档案工作指导手册 1. 档案的分类 1.1 归档文件采用“问题—年度”或“问题-保管期限”的方法进行分类。 1.1.1 按问题分类 将文件按业务或项目分类。 1.1.2 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 1.2 按“问题”原则进行分类及代码 1.2.1 行政人事类（XZ） 1.2.2 规划设计类（GH） 1.2.3 工程管理类（GC） 1.2.4 成本管理类（CB） 1.2.5 营销类（YX） 1.2.6 合同类（HT） 1.2.7 特种载体类(TZ) 1.2.8 项目竣工资料（单独编号） 工程档案的整理参照股份公司工程档案工作指导手册的规定执行。 1.3 保管期限代码 1.3.1 文书档案： 永久（YJ） 30年（30） 10年（10） 1.3.2 科技档案： 永久（YJ） 长期（CQ） 2. 文书档案的整理原则 2.1 归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 2.2 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2.3 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2.4 整理归档文件应使用耐久书写材料，如墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、油墨、红色不易褪色的印泥等，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水、复写纸。 2.5 归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上角空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章应设全宗号、年度、保管期限、公司件号、集团件号、问题等项。 2.5.1 全宗号：股份公司配置给立档单位的编制代码。 2.5.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注，如2011。 2.5.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 2.5.4 件号：文件的排列顺序号。件号包括公司件号和集团件号，分别在归档文件整理和档案移交集团时编制。公司件号编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。集团件号在档案移交股份公司后由股份公司档案室标注。 2.5.5 问题：作为分类方案类目的名称或规范化简称及代码。 2.5.6 归档章的样式 全宗号 年度 公司件号 问题 保管期限 集团件号 2.6 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 2.7 横版A4文件天头向左，地脚向右。 2.8 大于A4幅面的文件应左侧对齐，折叠成A4大小。小于A4幅面的文件应左上角对齐，托裱于A4幅面70克以上复印纸上。 2.9 短期保存的档案可单独组卷装盒，编制检索目录并粘贴脊背，不编入项目公司档案全宗内。 3. 文书档案的编目 3.1 归档文件应依据分类方案和件号编制归档文件目录。 3.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 3.2.1 件号：填写项目公司编制的文件顺序号。 3.2.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 3.2.3 文号：文件的发文字号或原始编号。 3.2.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。 3.2.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 3.2.6 页数：每一份归档文件的页数。 3.2.7 备注：注释文件需说明的情况。 3.3 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。 3.4 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 3.5 归档文件应在有图文的页面编制页号。单面书写的归档文件在其右下角编写。双面书写的归档文件，正面在其右下角，背面在其左下角编写。每份文件从1开始编写。 4. 文书档案的装订 4.1 归档文件按件装订。 4.2 装订时页数较少的归档文件可采用左上角胶粘的方法或装入文书档案封套；页数较多的归档文件可采用“三孔一线”的方法装订，禁止使用金属及塑料装订物装订。 5. 文书档案的装盒 5.1 将归档文件按公司件号顺序装入档案盒，并填写备考表及粘贴脊背。 5.2 档案盒应采用档案局监制的680克以上无酸纸档案盒。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，档案盒厚度可根据需要选择30mm或40mm 。 5.3 档案盒应粘贴脊背，脊背内容应包含全宗号、档案类别、年度、保管期限、起止件号、盒号等。其中，起止件号