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项目系统档案管理制度 1. 管理机构与职责 1.1 项目公司档案管理工作实行统一领导、集中管理的原则。 1.2 项目公司档案管理工作受股份公司档案室及项目管理中心监督、指导、检查。 1.3 项目公司行政部为档案管理责任部门，项目公司总经理为档案工作主管领导，各部门档案工作由分管副总牵头负责。 1.4 项目公司应设置专职档案管理员，并根据实际情况设立档案室。新成立的项目公司应在成立后一个月内，向股份公司档案室上报专职档案管理员。项目公司各部门应设立兼职档案员或资料员，负责各部门档案的整理及移交工作。 1.5 项目公司专职档案管理员职责: 1.5.1按照档案管理制度要求，做好项目公司档案的收集、整理、保管、移交、利用、鉴定、销毁及统计工作。 1.5.2监督、指导、检查各部门档案收集、整理情况，保证项目公司档案工作符合集团、股份公司制度要求。 1.5.3组织协调施工、监理等单位及项目公司各部门收集、整理项目工程档案，保证工程档案的真实、齐全、完整。 1.5.4每年1月31日前编制年度档案工作计划，经总经理签批后上报股份公司档案室备案。 1.6 持有物业的工程档案在整理完毕后，移交股份公司档案室及当地商管公司。销售物业的工程档案在整理完毕后移交当地商管（物业）公司。 1.7 项目公司撤销前一个月，项目公司应将公司档案整体移交股份公司档案室。 2. 档案的收集 2.1 项目公司在建设、经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录均属于项目公司档案。 2.2 项目公司员工在业务活动中应妥善保管应归档文件，业务办理完毕后10个工作日内移交部门兼职档案员或资料员。 2.3 归档文件原则上应为原件。确无原件的，应提供加盖原件留存单位公章的复印件。复印件要求版式工整、字迹清晰，并应注明“与原件校对无异”等字样。 2.4 归档电子文件应保存为通用格式的只读文件，以保证文件的原始性、真实性，并便于利用。 2.5 持有物业工程项目取得竣工备案证后一个月内，项目公司应向股份公司档案室移交工程档案原件一套（含竣工图电子版一套）。 2.6 项目公司各部门应在每年3月31日前将整理完毕的归档文件移交公司专职档案管理员。 2.7 归档文件的变更、修改、补充文件应及时归档。 2.8 工程档案中的成本文件在工程结算完毕后，由项目公司整理移交股份公司档案室。 2.9 员工调离职时，应办理档案归还、交接手续。办理完毕后，方可调离职。事后如出现问题，追究审批人的责任。 2.10 声像记录应在活动结束后及时整理归档。 2.11 “六证一书”的档案管理参照《商业地产项目六证一书管理办法》执行。 2.12 项目公司会计档案参照股份公司《会计档案管理制度》的有关规定执行。 2.13 项目公司档案的收集范围参照《项目公司文件归档范围与保管期限表》、《工程资料归档范围与保管期限表》执行。 3. 档案的整理 3.1 归档文件的整理应遵循文件的形成规律及文件之间的有机联系，确保文件的完整、齐全、真实、准确、有效。 3.2 竣工图纸应采用颜色反差明显的蓝晒图，竣工图纸的折叠应符合《技术制图复制图的折叠方法》要求。 3.3 工程档案以“卷”为单位进行整理，文书档案以“件”为单位进行整理。 3.4 报验的工程档案应符合当地城建档案管理部门的档案验收标准。 3.5 具体整理方法参见《项目系统档案工作指导手册》、《工程档案工作指导手册》。 4. 档案的鉴定与销毁 4.1 项目公司档案的销毁由档案管理员提出，编制《档案销毁清册》，报项目公司总经理审批，报股份公司档案室备案。 4.2 档案的销毁可采用焚烧、粉碎的方法，电子档案的销毁可采用载体粉碎或格式化的方法。 4.3 持有物业工程档案的鉴定销毁由股份公司档案室提出，经总裁审批同意后，由股份公司档案室负责监督执行。 4.4 档案销毁清册及审批文件永久保存。 4.5 任何单位或个人禁止私自销毁、变卖档案。 5. 档案的保管与库房管理 5.1 项目公司应配备独立档案库房，不得与其他办公用房混用,库房面积不得小于10平方米。 5.2 档案库房应具备防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防有害气体、防强光、防化学污染等措施。 5.3 库房应设温湿度测控设备，温度宜控制在14～24℃（±2℃）；相对湿度宜控制在45～65%(±5%)。 5.4 库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品, 每15平米应配备两瓶气体二氧化碳灭火器。 5.5 档案库房要定期进行卫生清扫，离开库房应及时锁门。下班前切断电源、关好门窗。 5.6 项目公司应制定档案库房管理制度及消防安全制度。 5.7 档案库房应挂牌明示，非档案管理员原则上不得进入档案库房。 5.8 档案管理员应对库房内档案柜架进行编号，便于库房管理。定期对库存档案质量进行抽样检查，发现问题及时上报，