新信息、文书与档案管理 教学课件 胡伟 卢芳 赵修磊 信息、文书与档案管理第一章1.pptVIP

文书与档案管理 胡伟 huwei369hu@126.com 第1章 概述 第一节 信息和信息工作概述 秘书是单位中的重要职务。秘书每天都会收到大量的信息，发出大量的信息。这些信息是领导决策和其他工作的依据和基础，也是秘书的主要工作内容，因此，现代秘书应当牢固的掌握信息、信息工作的基础理论和基本技能，并能在实际工作中灵活运用。 一、信息的概念 信息是事物存在的方式或运动的状态的直接或间接的反映。 20世纪90年代以来，信息化浪潮席卷全球。信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。在新的技术革命中，信息及时新技术革命的起点，又是人类从工业化走向信息化的动力和桥梁。世界著名的未来学家阿尔温·托夫勒预言：谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。在美国、日本等一些经济发达的国家中，信息已成为一种巨大的产业。 【小资料】 日本在第二次世界大战后，尤其是近些年来所以能够迅速发展，原因之一就是他们拥有灵敏高效的信息系统，这些信息系统遍布世界各地，快速捕捉各种信息，作为制定本国发展决策的依据。美国哈佛大学教授、美日关系研究室主任埃兹拉·沃格尔在他所著的《日本——世界第一》一书中，提出了这样的见解：“如果只举出一个原因来说明日本的成功，那就是不间断地、集体地对知识的追求。日本的经理人和国民各阶层中间，都把学习和追求知识、信息看作是毕生最重要的事情。”“日本人似乎都有一种本能的想法——从别人那里可以学到点什么? 所以每年都有几百万日本人到外国去，为了寻求和学习自己不懂和有用的东西，而在世界上到处奔跑。” 《亚洲周刊》1996年12月曾报导《日本将成为情报大国》。新签署的《日美安保条约》给日本带来的深刻变化是：日本防卫厅即将增设独立的“统合情报本部”。这个新的情报本部有1650名工作人员，今后将扩充到2000人。 “统合情报本部”主要工作是对全国六个“监听站”获得的电子情报进行汇总和分析。这个新情报总部的设立将结束日本战后几十年里在军事情报方面对美国军事情报部门的依赖。这是日本国防政策的重大变化，引起了国际关注。“统合情报本部”从1997年1月起运行，它强化了情报工作和培养高素质的情报人员，提高情报系统的综合分析能力。它的工作分为四个方面：分析研究各国保安、国防政策；分析邻近国家动态；了解世界其他各国情况以及通讯电波部门。 日本过去进行军事扩展，而现在对外进行经济扩张，情报可以说一向是日本的生命线。日本情报收集以和几十年前大不一样，单枪匹马的秘密作业方式已逐渐势微，情报收集大多已公开化，变成一场比技术、比装备、比金钱的竞赛。日本是亚洲最大的电子侦察、卫星接收、电讯窃听、密码破译的基地。日本掌握着世界最高水平的汉语破译技术，约有1000人参与电波的窃听与破译工作。因此，对于中国发生的某些政治事件，他们能够及早得知。 在我国，改革开放以来，“信息”可以说是当今社会使用最多、最广、最频繁的词汇之一。信息的地位和作用显得越来越重要。信息已经深入到各个领域和工作领域。 二、信息的特征 信息与能源、材料已成为人类社会的三大资源，但信息与物质、能源相比，有诸多的特殊性，主要表现为： 客观性 信息是事物变化和状态的客观反映，真实、准确是信息的本质特征，也是信息的生命所在。如果信息失真，就会导致判断错误、决策失误，酿造不良后果。 共享性 萧伯纳曾说：“你有一个苹果，我有一个苹果，我们相互交换苹果，每人仍然只有一个苹果。然而，你有一种思想，我有一种思想，我们彼此交换思想，那我们将同时拥有两种思想。”信息也具有共享性的特点。信息的利用不存在“你多我就少”的竞争关系，不同的使用者往往可以同等程度地共享某一信息。信息不会因使用者的使用而减少或消失，而是可以跨越时间和地域界限，被不同的需求者所提取和利用。例如全球的互联网用户共同享用网上提供的信息。共享性是信息的一种本质特性。 时效性 信息的时效性包括；两个方面，即适时性与效率性。一条及时的信息可能价值连城，使濒临倒闭的企业扭亏为盈；一条过时的信息一文不值。 蓝色妖姬 参考案例 某年情人节前夕，市面上出现了一种蓝色的玫瑰花，命名为“蓝色妖姬”，由于这种花市面上以前从未出现过，媒体也从未报道过。因此，情人节里，“蓝色妖姬”显得独特而神秘，人们便竞相购买，“蓝色妖姬”一下涨到一支二十多元。情人节过后，有媒体报道，“蓝色妖姬”是一般玫瑰花用颜料染色的。第二年的情人节，又出现“蓝色妖姬”，但却无人问津。 传递性 信息的传递性是信息的一个要素。信息只有借助一定的载体或媒介，经过传递才能为人们所感知和接受。没有载体，信息就不能传递，也就无法被人们认识和利用。人们可以通过声音、文字、图像、网络、电话、传真、广播、电视和通讯卫星等物质载体，高效传递信息。有资料显示，全世界传递的信