新实用秘书综合实训 教学课件 郭梅 主编 项目15.pptVIP

实用秘书综合实训 模块五 综合实训 综 合 实 训 项目15 接待国内外来宾 熟悉并模拟设计办公室内部及外部结构布局 项目15 接待国内外来宾 每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，成稿格式和字体规范。 项目15 接待国内外来宾 1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点，用课座椅作为道具进行办公环境布置。 2．电脑，word软件，excel软件，打印机，A4打印纸张。 3．分组进行，每组可由4名同学组成。 项目15 接待国内外来宾 1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环境维护方案。 2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布局并提交设计图。 3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分公司办公结构布局方案。 4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4） 任务一 拟写办公环境维护方案 整理办公桌的技巧： 1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。 2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这样可以腾出时间和空间。 3．当电脑显示屏占据桌面空间时，想办法利用物品架往垂直空间发展。 任务一 拟写办公环境维护方案 任务一 拟写办公环境维护方案 任务一 拟写办公环境维护方案 任务二 设计室室内布局图 办公室布置原则： 1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。 2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到的地方。 3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位应避免与上司相对。 4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。 任务二 设计室室内布局图 任务二 设计室室内布局图 任务三 制作销售分公司办公结构布局方案 办公布局应考虑的因素： 1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待区应设在右边。 2．产品展厅 产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起 因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。 任务三 制作销售分公司办公结构布局方案 办公布局应考虑的因素： 4．总经理办公室与副经理办公室 一般情况下，总经理办公室是不和副经理的办公室靠在一起的，而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人，是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。 外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含蓄的氛围效果。 任务三 制作销售分公司办公结构布局方案 办公布局应考虑的因素： 5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保密的考虑。 6．其它部门的设置 对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半开放半封闭。 任务三 制作销售分公司办公结构布局方案 任务三 制作销售分公司